Fortrolighedspolitik (EU)

Denne fortrolighedspolitik blev senest opdateret den 21. januar 2026 og gælder for borgere og lovlige beboere i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde og Schweiz.

I denne privatlivspolitik forklarer vi, hvad vi gør med de oplysninger, vi indsamler om dig via https://cityboxhotels.com. Vi anbefaler, at du læser denne politik omhyggeligt. I vores behandling overholder vi kravene i lovgivningen om privatlivets fred. Det betyder blandt andet, at:

• vi klart angiver formålene med behandlingen af personoplysninger. Det gør vi ved hjælp af denne privatlivserklæring.
• vi tilstræber at begrænse indsamlingen af personoplysninger til kun de personoplysninger, der er nødvendige til legitime formål
• hvor det er krævet ved lov, indhenter vi dit samtykke, inden vi behandler personoplysninger.
• vi implementerer passende sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte dine personoplysninger og kræver det samme af parter, der behandler personoplysninger på vores vegne
• vi respekterer din ret til at få adgang til dine personoplysninger eller få dem rettet eller slettet på din anmodning.

Hvis du har spørgsmål eller ønsker at vide præcis, hvilke oplysninger vi har om dig, bedes du kontakte os.

Vi kan indsamle eller modtage personoplysninger til en række formål i forbindelse med vores virksomhed, herunder følgende:

1.1 Kontakt – via telefon, post, e-mail og/eller onlineformularer

Til dette formål kan vi behandle følgende personoplysninger:

• For- og efternavn
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• IP-adresse
• Omtrentlige lokaliseringsdata

Retsgrundlag
Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at besvare forespørgsler eller, hvor det er relevant, på opfyldelsen af en kontrakt eller dit samtykke.

Opbevaringsperiode
Personoplysninger opbevares så længe det er nødvendigt for at behandle forespørgslen og i en rimelig periode derefter, medmindre en længere opbevaringsperiode er påkrævet i henhold til loven.

1.2 Betalinger

Til dette formål kan vi behandle følgende personoplysninger:

• For- og efternavn
• Adresseoplysninger
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• Betalingsrelaterede oplysninger
• IP-adresse
• Omtrentlige lokaliseringsdata

Retsgrundlag
Behandlingen er nødvendig for at opfylde en kontrakt og for at overholde lovmæssige forpligtelser, herunder regnskabs- og finansielle regler.

Opbevaringsperiode
Betalingsrelaterede data opbevares så længe det er nødvendigt i overensstemmelse med gældende regnskabs- og finansiel lovgivning.

1.3 Kontoregistrering

Til dette formål kan vi behandle følgende personoplysninger:

• For- og efternavn
• E-mailadresse
• Telefonnummer
• IP-adresse
• Omtrentlige lokaliseringsdata

Retsgrundlag
Behandlingen er nødvendig for opfyldelse af en kontrakt eller baseret på dit samtykke, afhængigt af hvordan kontoen bruges.

Opbevaringsperiode
Personoplysninger opbevares, så længe kontoen er aktiv, og i en rimelig periode derefter, medmindre sletning anmodes om eller kræves i henhold til lovgivningen.

1.4 Nyhedsbrev

Til dette formål kan vi behandle følgende personoplysninger:

• For- og efternavn
• E-mailadresse
• Omtrentlige lokaliseringsdata

Retsgrundlag
Behandlingen er baseret på dit samtykke.

Opbevaringsperiode
Personoplysninger opbevares, indtil du trækker dit samtykke tilbage eller afmelder dig nyhedsbrevet.

1.5 Til at understøtte tjenester eller produkter, som en kunde ønsker at købe eller har købt

Til dette formål kan vi behandle følgende personoplysninger:

• For- og efternavn
• E-mail
• Telefon
• IP
• Omtrentlige lokaliseringsdata

Retsgrundlag
Behandlingen er nødvendig for at opfylde en aftale og for vores legitime interesse i at levere og understøtte de tjenester, som kunden har anmodet om.

Opbevaringsperiode
Personoplysninger opbevares så længe det er nødvendigt for at levere tjenesten og overholde gældende lovkrav.

1.6 Identitetsbekræftelse ved indtjekning

For at kunne tjekke ind på vores hoteller skal gæsterne fremvise et gyldigt identitetsdokument udstedt af myndighederne. Vi kan scanne eller registrere oplysninger fra dokumentet for at bekræfte gæstens identitet og registrere opholdet.

Til dette formål kan vi behandle følgende personoplysninger:

• For- og efternavn
• Fødselsdato
• Nationalitet
• ID-dokumentnummer
• Billede eller scanning af ID-dokumentet (hvis relevant)

Retsgrundlag
Behandlingen er nødvendig for opfyldelsen af en kontrakt (hotelopholdet) og for vores legitime interesse i at sikre vores gæsters sikkerhed, forhindre svindel og verificere gæsternes identitet. I nogle tilfælde kan behandlingen også være nødvendig for at overholde lovmæssige forpligtelser, der gælder for udbydere af indkvartering.

Opbevaringsperiode
Identitetsverificeringsdata, herunder scannede ID-dokumenter, hvor det er relevant, opbevares i op til tre (3) måneder efter udtjekning, hvorefter de slettes på sikker vis, medmindre en længere opbevaringsperiode er påkrævet i henhold til lovgivningen.

1.7 Indsamle og analysere statistikker til forbedring af hjemmesiden

Til dette formål kan vi behandle følgende personoplysninger:

• IP-adresse
• Oplysninger om brug af webstedet og interaktioner
• Omtrentlige lokaliseringsdata

Retsgrundlag
Behandlingen er baseret på vores legitime interesse i at forbedre vores websted og tjenester eller, hvor det er krævet af loven, på dit samtykke (f.eks. gennem cookies).

Opbevaringsperiode
Personoplysninger opbevares så længe det er nødvendigt til analyse- og forbedringsformål i overensstemmelse med gældende retningslinjer for opbevaring.

 

Vi deler personoplysninger med tjenesteudbydere (databehandlere), der behandler oplysninger på vores vegne, samt med tredjeparter, der fungerer som uafhængige dataansvarlige. Hvor det er påkrævet, indhenter vi samtykke inden en sådan deling, for eksempel via vores cookie-banner.

2.1 Databehandlere

Citybox AS benytter følgende databehandlere til at levere sine tjenester:

Navn: Mews
Land: Den Europæiske Union
Formål: Ejendomsadministrationssystem (PMS), bookinger, check-in, betalinger og hoteldrift

Navn: Lighthouse
Land: Den Europæiske Union
Formål: Bookingmotor og reservationsadministration

Navn: Bookboost
Land: Sverige
Formål: Gæstekommunikation og chattjenester

Navn: Mailchimp
Land: USA
Formål: E-mailmarkedsføring og nyhedsbreve

Navn: Usercentrics
Land: Tyskland
Formål: Samtykkehåndtering (cookie-banner og håndtering af brugersamtykke)

Navn: Google Tag Manager
Land: Irland
Formål: Administration og implementering af websitetags og sporingsscripts

Navn: Google Cloud
Land: Den Europæiske Union / USA
Formål: Hosting- og infrastrukturtjenester

Navn: Playable
Land: Danmark / EU
Formål: Hosting og drift af interaktive marketingkampagner (f.eks. konkurrencer og spilbaserede oplevelser), herunder indsamling af brugerdata (såsom navn og e-mail) og overførsel til integrerede systemer (f.eks. Mailchimp)

2.2 Tredjeparts marketing- og analysepartnere (uafhængige dataansvarlige)

Disse tredjeparter kan indsamle og behandle personoplysninger (såsom IP-adresse, enhedsoplysninger og brugeradfærd) til egne formål, herunder annoncering, måling og optimering. Denne behandling finder typisk kun sted med dit samtykke.

Navn: Google (Google Analytics 4 & Google Ads)
Land: Irland / USA
Formål: Analyse, statistik og annoncering

Navn: Meta Platforms Ireland Ltd.
Land: Irland
Formål: Annoncering og konverteringssporing (Meta Pixel)

Navn: TikTok Technology Limited
Land: Irland
Formål: Annoncering og konverteringssporing (TikTok Pixel)

Navn: LinkedIn Ireland Unlimited Company
Land: Irland
Formål: Annoncering og konverteringssporing (LinkedIn Insight Tag)

Navn: TradeTracker
Land: Den Europæiske Union
Formål: Affiliate-sporing, attribuering og måling af marketingresultater

Navn: Tradedoubler
Land: Den Europæiske Union
Formål: Affiliate-marketing, konverteringssporing og kampagneoptimering

2.3 Kommunikationstjenester

Navn: WhatsApp Business (Meta Platforms)
Land: Irland / USA
Formål: Kundekommunikation og beskeder

Vores hjemmeside bruger cookies. For mere information om cookies, se vores cookiepolitik. 

Vi videregiver personoplysninger, hvis vi er forpligtet til det i henhold til lov eller retskendelse, som svar på en anmodning fra en retshåndhævende myndighed, i det omfang det er tilladt i henhold til andre lovbestemmelser, for at give oplysninger eller til efterforskning af en sag vedrørende offentlig sikkerhed.

Hvis vores hjemmeside eller organisation overtages, sælges eller indgår i en fusion eller overtagelse, kan dine oplysninger videregives til vores rådgivere og eventuelle købere og vil blive videregivet til de nye ejere.

Vi forpligter os til at sikre personoplysninger. Vi implementerer passende sikkerhedsforanstaltninger for at begrænse misbrug af og uautoriseret adgang til personoplysninger. Dette sikrer, at kun nødvendige personer har adgang til dine oplysninger, at adgangen til oplysningerne er beskyttet, og at vores sikkerhedsforanstaltninger regelmæssigt gennemgås.

Denne privatlivspolitik gælder ikke for tredjepartswebsteder, der er linket til vores websted. Vi kan ikke garantere, at disse tredjeparter behandler dine personoplysninger på en pålidelig og sikker måde. Vi anbefaler, at du læser disse websteders privatlivspolitikker, inden du bruger dem.

Vi forbeholder os ret til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik. Vi anbefaler, at du læser denne privatlivspolitik regelmæssigt for at være opmærksom på eventuelle ændringer. Derudover vil vi aktivt informere dig om dette, når det er muligt.

Dine rettigheder

I henhold til gældende lovgivning om databeskyttelse, herunder GDPR, har du følgende rettigheder i relation til dine personoplysninger:

• Ret til adgang – Du har ret til at anmode om adgang til de personoplysninger, vi behandler om dig.
• Ret til berigtigelse – Du har ret til at anmode om berigtigelse af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
• Ret til sletning – Du har ret til at anmode om sletning af dine personoplysninger, hvor loven tillader det.
• Ret til begrænsning af behandling – Du har ret til at anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses under visse omstændigheder.
• Retten til dataportabilitet – Du har ret til at modtage de personoplysninger, du har givet os, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og til at få dem overført til en anden dataansvarlig, hvor det er teknisk muligt.
• Retten til at gøre indsigelse – Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling baseret på legitime interesser.
• Vi vil efterkomme dette, medmindre der er tvingende legitime grunde til behandlingen.
• Ret til at trække samtykke tilbage – Når behandlingen er baseret på samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage når som helst. Tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget før tilbagetrækningen.

For at udøve dine rettigheder eller hvis du har spørgsmål vedrørende vores behandling af personoplysninger, bedes du kontakte os på gdpr@cityboxhotels.com. Vi kan anmode om yderligere oplysninger for at bekræfte din identitet, inden vi imødekommer din anmodning.

Hvis du mener, at vores behandling af dine personoplysninger ikke overholder gældende lovgivning om databeskyttelse, har du ret til at indgive en klage til den relevante tilsynsmyndighed.

Hvis du ikke er tilfreds med den måde, vi behandler (en klage over) behandlingen af dine personoplysninger på, har du ret til at klage til Datatilsynet.

Citybox AS

Nygårdsgaten 23, 5015 Bergen

Norge

Hjemmeside: https://cityboxhotels.com

E-mail: gdpr@cityboxhotels.com

Telefon: +47 55 31 25 00