Du kan frit annullere eller ændre individuelle reservationer (op til 8 værelser) indtil kl. 15.00 dagen før din planlagte ankomstdag. Efter dette tidspunkt kan du ikke længere ændre eller annullere din reservation. Erstatning for ubenyttede værelser beregnes i henhold til følgende praksis (gælder for individuelle gæster):
A) Standardregel
I tilfælde af udeblivelse opkræves gæsten prisen for et døgn.
B) Sen afbestilling
Hvis en værelsesreservation afbestilles senere end kl. 15.00 dagen før den planlagte ankomstdag, opkræves den gæst, der oprindeligt reserverede værelset, prisen for det første døgn.
Alle ændringer og afbestillinger skal foretages ved at sende en e-mail til Citybox Hotels eller via din »Min side« som Citybox Friend.
For gruppereservationer (mere end 8 værelser) gælder andre vilkår. Kontakt os venligst, hvis du har brug for yderligere information.
C) Ikke-refunderbare bookinger
Forudbetalte bookinger er ikke-refunderbare, uanset om du afbestiller din booking eller ej.
For reservationer foretaget med Regular- eller Citybox Friends-prisen vil kortet blive godkendt for 5 % af reservationsbeløbet på reservationstidspunktet. Det resterende beløb for opholdet vil blive opkrævet, når afbestillingsfristen er udløbet.
For den ikke-refunderbare pris vil det fulde beløb blive opkrævet på reservationstidspunktet.
Hvis betalingstransaktionen for reservationen ikke kan gennemføres, forbeholder vi os ret til at annullere reservationen.
Alle priser er baseret på den gældende momssats og obligatoriske skatter (såsom byskat), der er gældende på bookingtidspunktet.
Hvis der efter en booking indføres ændringer i moms eller andre obligatoriske overnatningsskatter ved lov, kan den samlede pris blive justeret for at afspejle disse ændringer.
Aftaler vedrørende hotelværelsesreservationer er bindende for begge parter.
Gæsterne skal angive korrekte kontaktoplysninger, når de foretager deres reservation.
Citybox tilbyder digital forhåndscheck-in. Gæster, der gennemfører digital forhåndscheck-in inden ankomst, kan gå direkte ind på deres værelse uden at benytte check-in-terminalerne, forudsat at værelset er ledigt. Dette gælder fra hotellets normale check-in-tidspunkt kl. 15.00. Tidlig adgang er kun mulig, hvis der er købt tidlig indtjekning, eller hvis gæsten er Citybox Friends-medlem med ret til tidlig indtjekning på standard-dobbeltværelser.
Det er ikke tilladt at dele adgangsoplysninger til værelset, herunder nøglekort eller digitale nøgler, med andre end den eller de personer, der er registreret som gæster på værelset. Det maksimalt tilladte antal gæster pr. værelse er 1 på enkeltværelser, 2 på dobbeltværelser og 4 på familieværelser. Hvis der er bestilt en ekstra seng, er 3 gæster tilladt i dobbeltværelser og tvillingeværelser.
Alle gæster skal fremvise gyldigt billed-ID ved indtjekning. Godkendte former for ID er pas, nationalt ID-kort eller et gyldigt EU/EØS-kørekort. Gæster, der ikke kan fremvise gyldigt ID ved indtjekning, kan blive nægtet adgang til værelset. Mindreårige under 18 år må ikke bo på Citybox Hotels, medmindre de ledsages af en forælder, værge eller en anden autoriseret voksen.
Under opholdet skal gæsterne overholde hotellets regler samt de regler og bestemmelser, der er fastsat af myndighederne.
Hotelgæster og andre, der besøger hotellet, må ikke udsætte andre hotelgæster eller personer, der bor i nærheden, for forstyrrelser, gener eller fare.
Hotelgæster er juridisk og økonomisk ansvarlige for enhver skade, de, med eller uden forsæt, måtte forårsage på hotellet, eller enhver skade, de måtte forårsage på en tredjepart, herunder, men ikke begrænset til, ødelæggelse af ejendom eller fjernelse af ejendom fra hotellet uden tilladelse. Vi forbeholder os ret til at opkræve virksomheder og/eller gæstens kortgaranti for at dække sådanne skader.
Kun katte og hunde er tilladt på hotellet efter anmodning og mod et tillægsgebyr. Tillægsgebyrerne varierer fra hotel til hotel.
Under deres ophold skal gæsterne overholde hotellets regler samt de regler og bestemmelser, der er fastsat af myndighederne, herunder indtagelse af alkoholiske drikkevarer i hotellets fællesarealer.
Rygning er ikke tilladt på hotellet. Rygning på værelserne eller i gangene vil udløse brandalarmer. Alle omkostninger forbundet med en sådan udløsning af brandalarmerne vil blive opkrævet hos den eller de personer, der forårsagede udløsningen af alarmerne, eller hos den kontaktperson, der er knyttet til værelsesreservationen. Dette gælder også for e-cigaretter og vapes. Rygning vil resultere i bortvisning og en bøde, hvis størrelse varierer fra hotel til hotel.
Manipulation med røgalarmer, herunder tildækning, frakobling eller andre handlinger, der forringer deres funktionalitet, er strengt forbudt og kan have fatale konsekvenser. Enhver indblanding i røgalarmer vil resultere i bortvisning og en bøde. Beløbet varierer fra hotel til hotel.
Brug af lattergas på hotellet er strengt forbudt og vil resultere i bortvisning og en bøde. Beløbet varierer fra hotel til hotel.
Gæsterne forventes at behandle alt hotelpersonale og andre gæster med respekt til enhver tid. Enhver form for upassende adfærd, chikane eller forseelser over for personale eller andre gæster tolereres ikke og vil medføre bortvisning fra lokalerne.
Gæster, der ikke lever op til disse forpligtelser, kan blive bortvist fra hotellet uden krav på nogen form for erstatning. Hotellet har ret til at afvise bookinger, som de anser for upassende, og det inkluderer, hvad de anser for upassende adfærd over for personalet.
I tilfælde af at hotellet af årsager, der ligger uden for hotellets kontrol, ikke er i stand til at stille et allerede reserveret og betalt værelse til rådighed for gæsten, har hotellet ret til at tilbyde den eller de pågældende gæster indkvartering på et andet lokalt hotel uden ekstra beregning. Hotellet er forpligtet til straks at underrette den pågældende gæst om sådanne ændringer og arrangementer.
For at holde priserne konkurrencedygtige tilbydes der ikke daglig rengøring. Rengøring foretages hver tredje dag ved længere ophold og efter udtjekning. Yderligere rengøringsservice kan bestilles når som helst mod et tillæg. Kontakt venligst Host Office for yderligere information.
I henhold til lokal lovgivning er hotellet ansvarligt for sine gæster og deres ejendele, men kun i det omfang, at eventuelle skader eller personskader skyldes forsætlige handlinger eller uagtsomhed fra hotellets personales side. Hvis en gæst ønsker at gøre krav på sådan forsæt eller uagtsomhed fra hotellets personales side, skal den pågældende gæst bevise dette i hvert enkelt tilfælde.
Hvis en gæst ønsker, at hotellet påtager sig ansvaret for værdigenstande, kan gæsten anmode om, at hotellet tager imod genstandene til opbevaring. Hotellet forbeholder sig ret til at afvise sådanne anmodninger.
Fundt ejendom
Hotellet har en pligt til at passe på ejendele, som gæster har efterladt. Alle sådanne genstande opbevares, og hotellet tager rimelige skridt til at identificere og underrette den retmæssige ejer. På de fleste Citybox-hoteller opbevares glemte genstande i en periode på tre måneder. I Belgien opbevares glemte genstande i en periode på seks måneder i overensstemmelse med gældende lokale regler. Når den gældende opbevaringsperiode er udløbet, forbeholder hotellet sig retten til at bortskaffe genstanden.
For yderligere oplysninger om vores behandling af personoplysninger og dine rettigheder henvises til vores privatlivspolitik.
Indledning
Hos Citybox AS behandler vi dine personoplysninger på mange forskellige måder, f.eks. når du bestiller tjenester hos os, overnatter på vores hoteller, benytter de tjenester, vi tilbyder, samt i visse andre situationer. Vores databeskyttelseserklæring giver dig yderligere oplysninger om, hvordan vi behandler dine personoplysninger. Nedenfor finder du også kontaktoplysninger, hvis du har spørgsmål eller ønsker at se de oplysninger, vi har om dig.
Vi behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med den gældende norske lovgivning om personoplysninger, herunder GDPR (General Data Protection Regulation).
Den dataansvarlige for dine personoplysninger
Vores virksomhed, Citybox AS (norsk org.nr. 989551752), er den dataansvarlige, der har ansvaret for behandlingen af personoplysninger i vores centraliserede systemer til booking, fakturering og hoteladministration. Når du booker et værelse, overnatter eller foretager en betaling hos os, er Citybox AS den dataansvarlige.
Citybox AS (norsk org.nr. 989551752) er den dataansvarlige for vores hjemmeside. Citybox AS er også den dataansvarlige for vores markedsføring og udsendelse af e-mails til vores kunder og kontakter samt anden digital markedsføring.
Behandling af personoplysninger i forbindelse med booking og hotelophold
I forbindelse med bookinger foretaget af dig eller af andre på dine vegne behandler vi de personoplysninger, der er nødvendige for at administrere din booking, dit ophold og din betaling. Disse oplysninger leveres af dig direkte eller via rejsepartnere eller bookingkanaler. De behandlede data omfatter typisk dit navn, kontaktoplysninger, betalingsoplysninger og, hvor det er påkrævet, identifikationsoplysninger såsom pas- eller nationalt ID-nummer. Vi kan også behandle oplysninger, du vælger at dele med os, som er relevante for dit ophold, såsom særlige ønsker. Eventuelle køb eller tjenester, der bestilles under dit ophold, registreres for at muliggøre levering af tjenesten og korrekt betaling.
Vi behandler disse oplysninger så længe, det er nødvendigt for at opfylde reservationsaftalen med dig, og i det omfang dette pålægges os af gældende lovgivning eller officielle krav.
Vi logger brugen af adgangsoplysninger til værelser, herunder nøglekort og digitale nøgler, på vores hoteller. Vi gør dette for at bekæmpe og opklare kriminalitet samt af sikkerhedsmæssige årsager, herunder brandsikkerhed. Vi opbevarer vores logfiler i 21 dage.
Behandling af personoplysninger til udvikling, fejlfinding og sikkerhed
Vi behandler data, herunder personoplysninger, med henblik på fejlfinding eller fejlretning, for at forbedre vores tjenester og den teknologi, vi bruger, samt for at analysere brug og brugeradfærd. Vi behandler også personoplysninger for at verificere din identitet, herunder i forbindelse med din brug af vores digitale tjenester.
Så vidt muligt anonymiserer vi data eller udarbejder statistikker, men vi vil også være nødt til at behandle personoplysninger til udviklings-, fejlfindings-, statistiske og sikkerhedsmæssige formål.
Anden behandling af personoplysninger
I forbindelse med konkurrencer eller andre aktiviteter, som du måtte deltage i, behandler vi personoplysninger såsom navn og kontaktoplysninger, når dette er nødvendigt, f.eks. for at registrere deltagere og derefter udtrække en eller flere vindere. Så vidt muligt vil vi specifikt informere dig om dette, når du deltager i konkurrencer eller andre aktiviteter.
Hvis du kontakter vores kundeservice eller på anden måde henvender dig til os med en forespørgsel, behandler vi de personoplysninger, du giver, i det omfang det er nødvendigt for at besvare og registrere din forespørgsel. Udgangspunktet for dette vil være legitime interesser eller opfyldelse af aftaler med dig eller besvarelse af dine forespørgsler.
Ud over den behandling, der er beskrevet i vores databeskyttelseserklæring eller baseret på dit samtykke, skal eller kan vi i visse tilfælde behandle personoplysninger, når dette pålægges os eller er tilladt i henhold til gældende lovgivning, herunder den norske personoplysningslov og GDPR, eller i henhold til gældende påbud fra myndigheder eller domstole.
Behandling af personoplysninger vedrørende vores leverandører, erhvervskunder og forretningskontakter
Vi behandler oplysninger om kontaktpersoner udpeget af vores leverandører, erhvervskunder, samarbejdspartnere, deltagere i arrangementer rettet mod erhvervslivet og andre personer, der optræder i en erhvervsmæssig rolle.
Vi gør dette for at arbejde effektivt, for at indgå og håndhæve kontrakter, rekruttere medarbejdere, administrere vores virksomhed og udvikle vores forretnings- og professionelle netværk. Sådanne oplysninger omfatter typisk navn, kontaktoplysninger, stilling, virksomhed, kompetencer, forretningsmæssige interesser og deltagelse i vores arrangementer rettet mod erhvervslivet eller en tidligere interesse i os og vores medarbejdere.
Vi opbevarer sådanne oplysninger, så længe vi anser personen for at være en af vores forretningskontakter.
Udgangspunktet for dette er vores legitime interesser.
Videregivelse af personoplysninger og obligatorisk behandling
Vi videregiver ikke dine personoplysninger til tredjeparter, medmindre du har givet samtykke hertil, eller medmindre gældende lovgivning, herunder den norske personoplysningslov og GDPR, eller en gyldig kendelse fra myndighederne eller domstolene tillader eller tvinger os til at gøre det.
For klarhedens skyld vil vi påpege, at vores brug af databehandlere til at behandle oplysninger på vores vegne ikke udgør en videregivelse af oplysninger.
Indsamling af personoplysninger fra andre
For at sikre, at vi har de korrekte oplysninger om dig, kan vi sammenholde dine oplysninger med andre kilder, såsom telefonbøger, offentlige registre og lignende. I nogle tilfælde kan det være relevant at foretage en kreditvurdering af vores kunder, hvilket indebærer indhentning af kreditoplysninger fra andre kilder. Vi indhenter demografiske oplysninger såsom alder, køn og sprog fra andre kilder. Vi indhenter oplysninger fra vores samarbejdspartnere og andre dele af vores koncern, hvor dette er lovligt og nødvendigt for at levere tjenester og kommunikation til dig.
Dine rettigheder
Som person har du forskellige rettigheder i henhold til persondatabestemmelserne.
Du har ret til at se dine oplysninger og til at rette eller slette personoplysninger om dig selv, som vi behandler. Du har desuden ret til at anmode om begrænset behandling, til at gøre indsigelse mod behandlingen og til at anmode om ret til dataportabilitet.
Hvis du ønsker at gøre brug af din ret til indsigt i vores behandling af dine personoplysninger, eller hvis du har andre spørgsmål, er du velkommen til at kontakte os via e-mail gdpr@cityboxhotels.com. Vi besvarer din henvendelse hurtigst muligt og senest inden for 30 dage.
Vi vil bede dig om at bekræfte din identitet eller give yderligere oplysninger, før vi giver dig mulighed for at gøre brug af dine rettigheder hos os. Vi er nødt til at gøre dette for at sikre, at vi kun giver adgang til dine personoplysninger til dig – og ikke til nogen, der udgiver sig for at være dig.
Databeskyttelsesansvarlig
Vi har vores egen databeskyttelsesansvarlige hos Citybox AS. Den databeskyttelsesansvarlige er ansvarlig for alle vores selskaber og for alle personoplysninger, vi behandler i de lande, hvor vi er etableret.
Den databeskyttelsesansvarlige er vores kontaktperson over for Datatilsynet.
Vores databeskyttelsesansvarlige giver Citybox AS, vores databehandlere og vores medarbejdere råd og vejledning om behandling af personoplysninger og de regler, der gælder herfor. Databeskyttelsesansvarliges arbejde består i at overvåge vores overholdelse af personoplysningsreglerne og vores interne retningslinjer.
Databeskyttelsesansvarlige kan også hjælpe dig med at gøre dine rettigheder gældende over for os eller hjælpe dig med at få svar på spørgsmål om dine personoplysninger, som vi opbevarer.
Du kan kontakte vores databeskyttelsesansvarlige på gdpr@cityboxhotels.com.
Hvis du mener, at vores behandling af personoplysninger ikke stemmer overens med det, vi har beskrevet her, eller på anden måde overtræder lovgivningen om personoplysninger, kan du alternativt klage til Datatilsynet eller tilsynsmyndigheden i det land, hvor du bor på et hotel. Du finder kontaktoplysninger for de relevante tilsynsmyndigheder på Det Europæiske Databeskyttelsesråds hjemmeside.
Brug af databehandlere.
Vi bruger flere databehandlere for at kunne levere vores tjenester til dig. Vores største databehandler er vores reservationssystem Mews System B.V.
Cookies/informationskapsler
Vores hjemmeside bruger cookies. For mere information om cookies henvises til vores cookiepolitik.
Ændringer i databeskyttelseserklæringen eller i behandlingen
Vi arbejder løbende på at udvikle og forbedre vores tjenester til vores kunder. Dette kan medføre ændringer i metoden eller omfanget af vores behandling af personoplysninger. Oplysningerne i denne databeskyttelseserklæring vil derfor blive tilpasset og opdateret med jævne mellemrum. Vi vil også ændre databeskyttelseserklæringen, når nye regler eller officiel praksis gør dette nødvendigt.