Voit peruuttaa tai muuttaa yksittäisiä varauksia (enintään 8 huonetta) veloituksetta klo 15.00 mennessä tulopäivää edeltävänä päivänä. Tämän jälkeen varausta ei voi muuttaa tai peruuttaa. Käyttämättömien huoneiden korvaus lasketaan seuraavan käytännön mukaisesti (koskee yksittäisiä vieraita):
A) Perussääntö
Jos asiakas ei saavu paikalle, häneltä veloitetaan yhden päivän huonehinta.
B) Myöhäinen peruutus
Jos huonevaraus peruutetaan myöhemmin kuin klo 15.00 päivää ennen saapumispäivää, alkuperäiseltä varaajalta veloitetaan ensimmäisen päivän huonehinta.
Kaikki muutokset ja peruutukset on tehtävä lähettämällä sähköpostia Citybox Hotelsille tai Citybox Friend -sivuston ”Oma sivu” -kohdasta.
Ryhmävarauksille (yli 8 huonetta) sovelletaan erilaisia ehtoja. Ota yhteyttä, jos tarvitset lisätietoja.
C) Varaukset ilman peruutusoikeutta (non-ref)
Ennakkoon maksetuista varauksista ei makseta hyvitystä, peruutuksesta riippumatta.
Regular- tai Citybox Friends -hinnalla tehdyissä varauksissa kortti valtuutetaan 5 % varauksen summasta varauksen tekohetkellä. Loppusumma veloitetaan, kun peruutusoikeuden määräaika on umpeutunut.
Non-refundable-hinnalla koko summa veloitetaan varauksen tekohetkellä.
Jos varauksen maksutapahtumaa ei voida suorittaa, pidätämme oikeuden peruuttaa varauksen.
Kaikki hinnat perustuvat varauksen tekohetkellä voimassa olevaan arvonlisäverokantaan ja pakollisiin veroihin (kuten kaupunkiveroon).
Jos arvonlisäveroa tai muita pakollisia majoitusveroja muutetaan lainsäädännössä varauksen tekemisen jälkeen, kokonaishintaa voidaan muuttaa näiden muutosten mukaisesti.
Hotellihuonevarauksia koskevat sopimukset ovat molempia osapuolia sitovia.
Vieraiden on annettava oikeat yhteystiedot varausta tehdessään.
Citybox tarjoaa digitaalisen ennakkoilmoittautumisen. Vieraat, jotka suorittavat digitaalisen ennakkoilmoittautumisen ennen saapumistaan, pääsevät huoneeseensa suoraan ilman sisäänkirjautumisterminaaleja edellyttäen, että huone on käytettävissä. Tämä koskee hotellin normaalia sisäänkirjautumisaikaa klo 15.00 alkaen. Aikainen sisäänkirjautuminen on mahdollista vain, jos se on ostettu tai jos vieras on Citybox Friends -jäsen, jolla on oikeus aikaisempaan sisäänkirjautumiseen kahden hengen standardihuoneissa.
Huoneen pääsyoikeuksia, kuten avainkortteja tai digitaalisia avaimia, ei saa jakaa muille kuin huoneeseen rekisteröityneille vieraille. Huoneessa saa majoittua enintään yksi vieras yhden hengen huoneessa, kaksi vierasta kahden hengen huoneessa ja neljä vierasta perhehuoneessa. Jos lisävuode on tilattu, kahden hengen huoneissa ja kahden hengen huoneissa, joissa on erilliset vuoteet, voi majoittua 3 vierasta.
Kaikkien vieraiden on esitettävä voimassa oleva valokuvallinen henkilöllisyystodistus sisäänkirjautumisen yhteydessä. Hyväksyttäviä henkilöllisyystodistuksia ovat passi, kansallinen henkilökortti tai voimassa oleva EU:n tai ETA:n ajokortti. Vieraat, jotka eivät pysty esittämään voimassa olevaa henkilöllisyystodistusta saapuessaan, voidaan kieltäytyä sisäänkirjautumasta. Alle 18-vuotiaat alaikäiset eivät saa majoittua Citybox-hotelleissa, ellei heidän mukanaan ole vanhempaa, laillista huoltajaa tai muuta valtuutettua aikuista.
Vieraat ovat velvollisia noudattamaan hotellin sääntöjä sekä viranomaisten asettamia sääntöjä ja määräyksiä oleskelunsa aikana.
Hotellivieraat ja muut hotellissa vierailevat henkilöt eivät saa aiheuttaa häiriötä, levottomuutta tai vaaraa muille hotellivieraille tai lähistöllä asuville ihmisille.
Hotellivieraat ovat laillisesti ja taloudellisesti vastuussa vahingoista, joita he tahallaan tai tahattomasti aiheuttavat hotellille, tai vahingoista, joita he aiheuttavat kolmannelle osapuolelle, mukaan lukien mutta ei rajoittuen omaisuuden tuhoamiseen tai omaisuuden poistamiseen hotellista ilman lupaa. Pidätämme oikeuden veloittaa yrityksiltä ja/tai vieraiden korttivakuudelta tällaiset vahingot.
Hotellissa sallitaan vain kissat ja koirat pyynnöstä ja lisämaksusta. Lisämaksut vaihtelevat hotelleittain.
Vieraat ovat velvollisia noudattamaan hotellin sääntöjä sekä viranomaisten asettamia sääntöjä ja määräyksiä, mukaan lukien alkoholijuomien nauttiminen hotellin yleisissä tiloissa.
Tupakointi ei ole sallittua hotellissa. Tupakointi huoneissa tai käytävillä laukaisee palohälyttimet. Kaikki palohälyttimien laukaisemiseen liittyvät kustannukset veloitetaan henkilöltä tai henkilöiltä, jotka ovat laukaisseet hälyttimet, tai huoneen varaukseen liittyvältä yhteyshenkilöltä. Tämä koskee myös sähköisiä savukkeita ja höyrystimiä. Tupakointi johtaa häätöön ja sakkoon, jonka suuruus vaihtelee hotelleittain.
Savuhälyttimien peittäminen, irrottaminen tai muut niiden toimintaa haittaavat toimet ovat ehdottomasti kiellettyjä ja voivat aiheuttaa hengenvaarallisia seurauksia. Savuhälyttimien peittäminen johtaa häätöön ja sakkoon. Sakon suuruus vaihtelee hotellikohtaisesti.
Typpioksidikaasun käyttö hotellissa on ehdottomasti kielletty ja johtaa häätöön sekä sakkoon. Sakon suuruus vaihtelee hotellista toiseen.
Vieraiden odotetaan kohtelevan hotellin henkilökuntaa ja muita vieraita kunnioittavasti kaikissa tilanteissa. Mitään epäasiallista käyttäytymistä, häirintää tai väärinkäytöstä henkilökuntaa tai muita vieraita kohtaan ei suvaita, ja se johtaa häätöön hotellista.
Vieraat, jotka eivät noudata näitä velvoitteita, voidaan poistaa hotellista ilman minkäänlaista korvausvaatimusta. Hotellilla on oikeus kieltäytyä ottamasta vastaan varauksia, joita se pitää sopimattomina, mukaan lukien henkilökuntaa kohtaan sopimaton käytös.
Mikäli hotelli ei voi hotellin vaikutusmahdollisuuksien ulkopuolella olevista syistä tarjota asiakkaalle jo varattua ja maksettua huonetta, hotellilla on oikeus tarjota kyseiselle asiakkaalle majoitus toisessa paikallisessa hotellissa ilman lisämaksua. Hotelli on velvollinen ilmoittamaan kyseiselle asiakkaalle tällaisista muutoksista ja järjestelyistä viipymättä.
Hintojen kilpailukyvyn säilyttämiseksi päivittäistä huoneiden siivousta ei tarjota. Siivous suoritetaan pidempien oleskelujen aikana joka kolmas päivä ja uloskirjautumisen jälkeen. Lisäsiivouspalveluja voi tilata milloin tahansa lisämaksusta. Lisätietoja saat Host Officesta.
Paikallisen lainsäädännön mukaisesti hotelli on vastuussa vieraistaan ja heidän omaisuudestaan, mutta vain siltä osin, kun vahingot tai loukkaantumiset ovat seurausta hotellin henkilökunnan tahallisista toimista tai huolimattomuudesta. Jos vieras haluaa väittää hotellin henkilökunnan syyllistyneen tahallisuuteen tai huolimattomuuteen, hänen on todistettava tämä jokaisessa tapauksessa.
Jos vieras haluaa hotellin ottavan vastuun arvoesineistä, hän voi pyytää hotellia ottamaan esineet säilytettäväksi. Hotelli pidättää oikeuden kieltäytyä tällaisista pyynnöistä.
Löytötavarat
Hotellilla on velvollisuus huolehtia vieraiden jättämistä tavaroista. Kaikki tällaiset esineet säilytetään, ja hotelli ryhtyy kohtuullisiin toimenpiteisiin oikean omistajan tunnistamiseksi ja ilmoittamiseksi. Useimmissa Citybox-hotelleissa löydetyt esineet säilytetään kolmen kuukauden ajan. Belgiassa löydetyt esineet säilytetään kuuden kuukauden ajan paikallisten määräysten mukaisesti. Sovellettavan säilytysajan päätyttyä hotelli pidättää oikeuden hävittää esineet.
Lisätietoja henkilötietojen käsittelystä ja oikeuksistasi löydät tietosuojaselosteestamme.
Johdanto
Citybox AS käsittelee henkilötietojasi monin tavoin, esimerkiksi kun tilaat palveluitamme, majoitut hotelleissamme, käytät tarjoamiamme palveluja ja joissakin muissa tilanteissa. Tietosuojaselosteessamme on lisätietoja siitä, miten käsittelemme henkilötietojasi. Seuraavassa on myös yhteystiedot, jos sinulla on kysyttävää tai haluat tarkastella tietojasi, joita meillä on sinusta.
Käsittelemme henkilötietojasi Norjan voimassa olevan henkilötietolainsäädännön, mukaan lukien GDPR (yleinen tietosuoja-asetus), mukaisesti.
Henkilötietojesi rekisterinpitäjä
Yrityksemme, Citybox AS (norjalainen organisaationumero 989551752), on rekisterinpitäjä, joka vastaa henkilötietojen käsittelystä keskitetyissä varaus-, laskutus- ja hotellinhallintajärjestelmissämme. Aina kun varaat huoneen, yövyt tai suoritat maksun meillä, Citybox AS on rekisterinpitäjä.
Citybox AS (norjalainen organisaationumero 989551752) on verkkosivustomme tietojen rekisterinpitäjä. Citybox AS on myös tietojen rekisterinpitäjä markkinoinnissamme ja sähköpostiviestien jakelussa asiakkaillemme ja yhteyshenkilöillemme sekä muussa digitaalisessa markkinoinnissa.
Varauksiin ja hotellivierailuihin liittyvien henkilötietojen käsittely
Kun teet varauksen itse tai joku muu tekee sen puolestasi, käsittelemme varauksen, majoituksen ja maksun hallinnoimiseksi tarvittavia henkilötietoja. Nämä tiedot saatamme suoraan sinulta tai matkakumppaneiltamme tai varauskanaviltamme. Käsiteltävät tiedot sisältävät yleensä nimesi, yhteystietosi, maksutietosi ja tarvittaessa henkilöllisyystietosi, kuten passin tai kansallisen henkilötunnuksen tiedot. Voimme myös käsitellä tietoja, jotka päätät jakaa kanssamme ja jotka liittyvät oleskeluusi, kuten erityistoiveet. Kaikki oleskelusi aikana tekemäsi ostokset tai tilaamasi palvelut tallennetaan palvelun toimittamisen ja oikean maksun varmistamiseksi.
Käsittelemme näitä tietoja niin kauan kuin on tarpeen varaussopimuksen täyttämiseksi ja siltä osin kuin nykyinen lainsäädäntö tai viralliset vaatimukset sitä edellyttävät.
Kirjaamme hotelliemme huoneiden avainkorttien ja digitaalisten avainten käytön. Teemme tämän rikosten torjumiseksi ja selvittämiseksi sekä turvallisuussyistä, mukaan lukien paloturvallisuus. Säilytämme lokitietoja 21 päivän ajan.
Henkilötietojen käsittely kehitys-, vianmääritys- ja turvallisuustarkoituksiin
Käsittelemme tietoja, mukaan lukien henkilötietoja, vianmäärityksen tai virheiden korjaamisen tarkoituksiin, palveluidemme ja käyttämämme teknologian parantamiseksi sekä käytön ja käyttäjien käyttäytymisen analysoimiseksi. Käsittelemme henkilötietoja myös henkilöllisyytesi vahvistamiseksi, mukaan lukien henkilöllisyytesi vahvistaminen digitaalisten palveluidemme käytön yhteydessä.
Anonymisoimme tiedot tai luomme tilastoja mahdollisuuksien mukaan, mutta joudumme myös käsittelemään henkilötietoja kehityksen, vianmäärityksen, tilastointiin ja turvallisuustarkoituksiin.
Henkilötietojen muu käsittely
Kilpailuissa tai muissa aktiviteeteissa, joihin saatat osallistua, käsittelemme henkilötietoja, kuten nimeä ja yhteystietoja, kun se on tarpeen, esimerkiksi osallistujien rekisteröimiseksi ja yhden tai useamman voittajan arvontaan. Ilmoitamme tästä sinulle mahdollisuuksien mukaan erikseen, kun osallistut kilpailuihin tai muihin aktiviteetteihin.
Jos otat yhteyttä asiakaspalveluumme tai lähetät meille kyselyn, käsittelemme antamiasi henkilötietoja siinä laajuudessa kuin se on tarpeen kyselyysi vastaamiseksi ja sen kirjaamiseksi. Lähtökohtana ovat oikeutetut edut tai sopimusten täyttäminen kanssasi tai kyselyihisi vastaaminen.
Tietosuojaselosteessamme kuvatun tai suostumuksesi perusteella tapahtuvan käsittelyn lisäksi meidän on tietyissä tapauksissa käsiteltävä henkilötietoja, kun se on meille velvollisuus tai sallittua sovellettavan lainsäädännön, mukaan lukien Norjan henkilötietolaki ja GDPR, tai viranomaisten tai tuomioistuinten antamien määräysten nojalla.
Toimittajiamme, yritysasiakkaitamme ja liikekontaktejamme koskevien henkilötietojen käsittely
Käsittelemme tietoja toimittajiemme, yritysasiakkaidemme, yhteistyökumppaneidemme, yritysmaailmaan suunnattujen tapahtumien osallistujien ja muiden liiketoiminnassa toimivien henkilöiden nimittämistä yhteyshenkilöistä. Teemme näin voidakseen työskennellä tehokkaasti, solmia ja panna täytäntöön sopimuksia, rekrytoida työntekijöitä, hallinnoida liiketoimintaamme sekä kehittää liiketoimintaamme ja ammatillista verkostoamme. Tällaiset tiedot sisältävät tyypillisesti nimen, yhteystiedot, aseman, liiketoiminnan, taidot, kaupalliset intressit ja osallistumisen liikemaailmalle suunnattuihin tapahtumiimme tai aiemman kiinnostuksen meitä ja työntekijöitämme kohtaan.
Säilytämme tällaisia tietoja niin kauan kuin katsomme henkilön olevan yksi liikekontakteistamme.
Tämän lähtökohtana ovat oikeutetut etumme.
Henkilötietojen luovuttaminen ja pakollinen käsittely
Emme luovuta henkilötietojasi kolmansille osapuolille, ellei sinä ole antanut siihen suostumustasi tai ellei sovellettava lainsäädäntö, mukaan lukien Norjan henkilötietolaki ja GDPR, tai viranomaisten tai tuomioistuinten pätevä määräys salli tai velvoita meitä tekemään niin.
Selvyyden vuoksi huomautamme, että tietojen käsittelyn antaminen tietojen käsittelijöille puolestamme ei merkitse tietojen luovuttamista..
Henkilötietojen kerääminen muilta
Varmistaaksemme, että meillä on oikeat tiedot sinusta, voimme puhdistaa tietojasi muiden lähteiden, kuten puhelinluetteloiden, julkisten rekisterien ja vastaavien, avulla. Joissakin tapauksissa voi olla tarpeen tarkistaa asiakkaidemme luottotiedot, mikä edellyttää luottotietojen hankkimista muista lähteistä. Hankimme demografisia tietoja, kuten ikä, sukupuoli ja kieli, muista lähteistä. Hankimme tietoja yhteistyökumppaneiltamme ja muilta konsernimme osilta, jos se on lainmukaista ja tarpeen palvelujen tarjoamiseksi ja viestinnän hoitamiseksi sinulle.
Oikeutesi
Henkilönä sinulla on henkilötietojen käsittelyä koskevien säännösten nojalla useita oikeuksia.
Sinulla on oikeus tarkastella tietojasi ja korjata tai poistaa itseäsi koskevia henkilötietoja, joita käsittelemme. Sinulla on lisäksi oikeus pyytää käsittelyn rajoittamista, vastustaa käsittelyä ja pyytää oikeutta tietojen siirrettävyyteen.
Jos haluat käyttää oikeuttasi saada pääsy henkilötietojesi käsittelyyn tai jos sinulla on muita kysymyksiä, ota meihin yhteyttä sähköpostitse osoitteeseen gdpr@cityboxhotels.com. Vastaamme kyselyysi mahdollisimman pian ja viimeistään 30 päivän kuluessa.
Pyydämme sinua vahvistamaan henkilöllisyytesi tai antamaan lisätietoja, ennen kuin voimme antaa sinun käyttää oikeuksiasi. Meidän on tehtävä näin varmistaaksemme, että annamme pääsyn henkilötietoihisi vain sinulle – eikä kenellekään, joka väittää olevansa sinä.
Tietosuojavastaava
Citybox AS:llä on oma tietosuojavastaava. Tietosuojavastaava vastaa kaikista yrityksistämme ja kaikista henkilötietoista, joita käsittelemme maissa, joissa toimimme.
Tietosuojavastaava on yhteyshenkilömme Norjan tietosuojaviranomaiseen.
Tietosuojavastaava antaa Citybox AS:lle, tietojen käsittelijöillemme ja työntekijöillemme neuvoja ja ohjeita henkilötietojen käsittelystä ja sitä koskevista säännöistä. Tietosuojavastaavan tehtävänä on valvoa, että noudatamme henkilötietojen käsittelyä koskevia sääntöjä ja sisäisiä ohjeitamme.
Tietosuojavastaava voi myös auttaa sinua käyttämään oikeuksiasi meitä kohtaan tai auttaa sinua saamaan vastauksia kysymyksiin, jotka koskevat meillä olevia henkilötietojasi.
Voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme osoitteessa gdpr@cityboxhotels.com.
Jos katsot, että henkilötietojen käsittelymme ei vastaa tässä kuvattua tai rikkoo muutoin henkilötietolainsäädäntöä, voit vaihtoehtoisesti tehdä valituksen Norjan tietosuojaviranomaiselle tai sen maan valvontaviranomaiselle, jossa olet hotellissa. Löydät asiaankuuluvien tietosuojaviranomaisten yhteystiedot Euroopan tietosuojaneuvoston verkkosivustolta.
Tietojenkäsittelijöiden käyttö.
Käytämme useita tietojenkäsittelijöitä, jotta voimme tarjota palveluitamme sinulle. Suurin tietojenkäsittelijämme on varausjärjestelmämme Mews System B.V.
Evästeet/tietokapselit
Verkkosivustomme käyttää evästeitä. Lisätietoja evästeistä on evästekäytännössämme.
Muutokset tietosuojailmoitukseen tai tietojen käsittelyyn
Pyrimme jatkuvasti kehittämään ja parantamaan asiakkaillemme tarjoamiamme palveluja. Tämä voi muuttaa henkilötietojen käsittelytapojamme tai -laajuutta. Tämän henkilötietojen käsittelyä koskevan ilmoituksen sisältämät tiedot päivitetään ja muutetaan säännöllisin väliajoin. Muutamme tietosuojailmoitusta myös silloin, kun uudet säännöt tai viralliset käytännöt sitä edellyttävät.