Vous pouvez annuler ou modifier vos réservations individuelles (jusqu’à 8 chambres) jusqu’à 15h00 de la veille de votre date d’arrivée prévue. Au-delà de ce délai, vous ne pouvez plus modifier ni annuler votre réservation gratuitement. La compensation pour les chambres non utilisées sera calculée selon la pratique suivante:
A) Règlement par défaut
En cas de « non-présentation » (no-show), le client sera facturé du prix de la chambre pour la première nuitée.
B) Annulation tardive (Late-Cancellation)
Si une réservation est annulée après 15h00 de la veille de la date d’arrivée, la facture comprendre le prix de la chambre pour la première nuitée.
Toutes les modifications et annulations doivent être effectuées en envoyant un e-mail à Citybox Hotels ou via votre « My Page » en tant que Citybox Friend.
Pour les réservations de groupe (plus de 8 chambres), des conditions différentes s’appliquent. Veuillez nous contacter si vous avez besoin d’informations supplémentaires.
C) Réservations non remboursables
Les réservations prépayées ne sont pas remboursables, même en cas d’annulation.
Pour les réservations effectuées au tarif Regular ou Citybox Friends, la carte sera autorisée pour 5 % du montant de la réservation au moment de la réservation. Le montant restant pour le séjour sera débité une fois le délai d’annulation passé.
Pour le tarif Non remboursable, le montant total sera débité au moment de la réservation.
Si la transaction de paiement pour la réservation ne peut être effectuée, nous nous réservons le droit d’annuler la réservation.
Tous les prix sont basés sur le taux de TVA applicable et les taxes obligatoires (telles que la taxe de séjour) en vigueur au moment de la réservation.
Si des modifications de la TVA ou d’autres taxes obligatoires sur l’hébergement sont introduites par la loi après la réservation, le prix total peut être ajusté pour refléter ces changements.
Toute réservation de chambre d’hôtel constitue un engagement contractuel liant les deux parties.
Les clients s’engagent à fournir des coordonnées exactes lors de leur réservation.
Citybox propose un service de pré-enregistrement numérique. Les clients qui effectuent un pré-enregistrement numérique avant leur arrivée peuvent accéder directement à leur chambre sans passer par les bornes d’enregistrement, sous réserve de disponibilité de la chambre. Cette possibilité est valable à partir de l’heure d’enregistrement standard de l’hôtel, fixée à 15h00. L’accès anticipé (early check-in) n’est possible que si le service d’enregistrement anticipé a été acheté ou si le client est membre du programme Citybox Friends et bénéficie d’un droit à l’enregistrement anticipé (12h00) dans les chambres doubles standard.
Il est interdit de partager les identifiants d’accès à la chambre, y compris les cartes-clés ou les codes d’enregistrement, avec toute personne autre que les clients enregistrés pour la chambre concernée. Le nombre maximum de clients autorisés par chambre est de 1 dans les chambres individuelles, 2 dans les chambres doubles et 4 dans les chambres familiales. Si un lit supplémentaire a été commandé, les chambres doubles et à deux lits peuvent accueillir 3 personnes.
Tous les clients doivent présenter une pièce d’identité valide, avec photo, lors de l’enregistrement. Les pièces d’identité acceptées sont le passeport, la carte d’identité nationale ou un permis de conduire de l’UE/EEE en cours de validité. Les clients qui ne peuvent pas présenter de pièce d’identité valide lors de l’enregistrement peuvent se voir refuser l’accès à la chambre. Les mineurs de moins de 18 ans ne sont pas autorisés à séjourner dans les hôtels Citybox, sauf s’ils sont accompagnés d’un parent, d’un tuteur légal ou d’un autre adulte dûment autorisé.
Pendant leur séjour, les clients sont tenus de respecter le règlement de l’hôtel ainsi que les lois et réglementations établies par les autorités.
Les clients de l’hôtel ainsi que les visiteurs s’engagent à ne pas causer de nuisance, de perturbation ou de danger aux autres clients de l’hôtel ou aux personnes résidant à proximité.
Les clients de l’hôtel sont légalement et financièrement responsables de tout dommage causé, intentionnellement ou non, à l’hôtel, ainsi que de toute blessure causée à des tiers, y compris, sans s’y limiter, la dégradation ou le retrait non autorisé de biens apparenant à l’hôtel. Citybox se réserve le droit de facturer le client et/ou la carte de garantie fournie lors du processus de réservation pour couvrir ces dommages.
Seuls les chats et les chiens sont autorisés à l’hôtel, sur demande et moyennant un supplément. Les suppléments varient d’un hôtel à l’autre.
Pendant leur séjour, les clients sont tenus de respecter le règlement de l’hôtel ainsi que les lois et réglementations établies par les autorités, notamment en ce qui concerne la consommation de boissons alcoolisées dans les parties communes de l’hôtel.
Il est strictement interdit de fumer dans l’hôtel. Fumer dans les chambres ou les couloirs déclenchera les alarmes incendie. Tous les frais liés au déclenchement d’alarme incendie seront facturés à la ou aux personnes responsables ou à la personne de contact liée à la réservation de la chambre. Cette interdiction s’applique également aux cigarettes électroniques et aux dispositifs de vapotage. Toute infraction entraînera l’expulsion du client et une amende, dont le montant varie selon l’hôtel.
Il est strictement interdit de manipuler les détecteurs de fumée, notamment en les couvrant, en les déconnectant ou en effectuant toute action susceptible d’altérer leur bon fonctionnement, car cela peut avoir des conséquences graves. Toute interférence avec ces dispositifs entraînera l’expulsion et une amende dont le montant varie selon l’hôtel.
L’utilisation d’oxyde nitreux dans l’hôtel est strictement interdite. Toute violation de cette règle pourra entraîner l’expulsion du client et l’application d’une amende, dont le montant varie selon l’hôtel.
Les clients sont tenus de traiter tout le personnel de l’hôtel et les autres clients avec respect à tout moment. Tout comportement inapproprié, harcèlement ou inconduite envers le personnel ou les autres clients ne sera pas toléré et entraînera l’expulsion des lieux.
Les clients ne respectant pas ces obligations peuvent être expulsés de l’hôtel sans droit à indemnisation. L’hôtel se réserve également le droit de refuser toute réservation qu’il juge inappropriée, notamment en cas de comportement jugé irrespectueux envers le personnel.
Si, pour des raisons indépendantes de sa volonté, l’hôtel ne peut fournir au client une chambre déjà réservée et payée, il peut proposer un hébergement dans un autre hôtel local, sans frais supplémentaires. L’hôtel s’engage à informer sans délai le client concerné de ces changements et dispositions.
Afin de maintenir des prix compétitifs, le ménage quotidien n’est pas assuré. Pour les séjours prolongés, le ménage est effectué tous les trois jours et après le départ. Des services de nettoyage supplémentaires peuvent être commandés à tout moment moyennant un supplément. Veuillez contacter le Host Office pour plus d’informations.
Conformément à la législation locale, l’hôtel est responsable des clients et de leurs biens uniquement dans la mesure où les dommages ou blessures résultent d’actes intentionnels ou de négligence de la part du personnel de l’hôtel. Tout client souhaitant invoquer cette responsabilité devra en apporter la preuve pour chaque cas.
Si un client souhaite que l’hôtel assume la responsabilité de ses objets de valeur, il peut les déposer au Host Office. L’hôtel se réserve toutefois le droit de refuser toute demande de dépôt.
Objets trouvés
L’hôtel prend soin des objets laissés par les clients et met en œuvre des mesures raisonnables pour identifier et contacter leur propriétaire légitime. Dans la plupart des hôtels Citybox, les objets trouvés sont conservés pendant trois mois. En Belgique, cette période est de six mois, conformément à la réglementation locale en vigueur. Passé ce délai, l’hôtel se réserve le droit de disposer des objets.
Pour plus d’informations sur le traitement de vos données personnelles et vos droits, veuillez consulter notre déclaration de confidentialité.
Introduction
Chez Citybox AS, nous traitons vos données personnelles dans diverses situations, par exemple lorsque vous commandez nos services, séjournez dans nos hôtels ou utilisez les services que nous proposons. Notre déclaration de protection des données fournit des informations détaillées sur la manière dont vos données personnelles sont traitées.
Vous y trouverez également les coordonnées à contacter si vous avez des questions ou si vous souhaitez accéder aux informations que nous détenons à votre sujet.
Nous traitons vos données personnelles conformément à la législation norvégienne en vigueur en matière de données personnelles, y compris le RGPD (règlement général sur la protection des données).
Le responsable du traitement de vos données personnelles
Notre société, Citybox AS (numéro d’organisation norvégien 989551752), est le responsable du traitement des données personnelles dans nos systèmes centralisés de réservation, de facturation et de gestion hôtelière. Chaque fois que vous réservez une chambre, passez une nuit ou effectuez un paiement chez nous, Citybox AS est le responsable du traitement des données.
Citybox AS (numéro d’organisation norvégien 989551752) est le responsable du traitement des données pour notre site web. Citybox AS est également le responsable du traitement des données pour notre marketing et la distribution d’e-mails à nos clients et contacts, ainsi que pour tout autre procédure de marketing numérique.
Traitement des données à caractère personnel relatives aux réservations et aux séjours à l’hôtel
Dans le cadre des réservations effectuées par vous ou par d’autres personnes en votre nom, nous traitons les données personnelles nécessaires à la gestion de votre réservation, de votre séjour et de votre paiement. Ces informations sont fournies par vous directement ou par l’intermédiaire de partenaires de voyage ou de canaux de réservation. Les données traitées comprennent généralement votre nom, vos coordonnées, vos informations de paiement et, le cas échéant, vos informations d’identification telles que votre passeport ou votre carte d’identité nationale. Nous pouvons également traiter les informations que vous choisissez de partager avec nous et qui sont pertinentes pour votre séjour, telles que les demandes spéciales.
Tous les achats ou services commandés pendant votre séjour sont enregistrés afin de permettre la prestation du service et le paiement correct.
Nous traitons ces informations aussi longtemps que nécessaire pour remplir le contrat de réservation conclu avec vous et dans la mesure où cela nous est imposé par la législation en vigueur ou les exigences officielles.
Nous enregistrons l’utilisation des identifiants d’accès aux chambres, y compris les cartes-clés et les clés numériques, dans nos hôtels. Nous le faisons afin de lutter contre la criminalité, ainsi qu’à des fins de sécurité, y compris la sécurité incendie. Nous conservons ce type de données pendant 21 jours.
Traitement des données personnelles à des fins de développement, de dépannage et de sécurité
Nous traitons les données, y compris les données personnelles, dans le but de corriger des erreurs ou des dysfonctionnements, d’améliorer nos services et les technologies que nous utilisons, et d’analyser l’utilisation et le comportement des utilisateurs. Nous traitons également les données personnelles afin de vérifier votre identité, y compris dans le cadre de votre utilisation de nos services numériques.
Dans la mesure du possible, nous anonymisons les données ou créons des statistiques, mais il peut être nécessaire de traiter des données personnelles à des fins de développement, de dépannage, statistiques et de sécurité.
Autres traitements de données à caractère personnel
Dans le cas de concours ou d’autres activités auxquels vous pouvez participer, nous traitons des données à caractère personnel telles que le nom et les coordonnées lorsque cela est nécessaire, par exemple pour enregistrer les participants et ensuite tirer au sort un ou plusieurs gagnants. Dans la mesure du possible, nous vous en informerons spécifiquement au moment où vous participerez à des concours ou à d’autres activités.
Si vous contactez notre service clientèle ou si vous nous adressez une demande, nous traiterons les données personnelles que vous fournissez dans la mesure nécessaire pour répondre à votre demande et l’enregistrer. Le fondement de ce traitement repose sur notre intérêt légitime, l’exécution d’un contrat avec vous ou la réponse à vos demandes.
Outre le traitement décrit dans notre déclaration de protection des données ou fondé sur votre consentement, nous pouvons, dans certains cas, traiter des données personnelles lorsque cela nous est imposé ou autorisé par la législation applicable, y compris la loi norvégienne sur la protection des données et le RGPD, ou par des décisions des autorités ou des tribunaux compétents.
Traitement des données à caractère personnel relatives à nos fournisseurs, clients professionnels et contacts professionnels
Nous traitons les informations relatives aux personnes de contact désignées par nos fournisseurs, clients professionnels, partenaires de coopération, participants à des événements professionnels et autres personnes agissant dans un cadre professionnel. Ce traitement a pour objectif de travailler efficacement, de conclure et d’exécuter des contrats, de recruter des collaborateurs, de gérer notre activité et de développer notre réseau professionnel. Ces informations comprennent généralement le nom, les coordonnées, la fonction, l’activité professionnelle, les compétences, les intérêts commerciaux, la participation à nos événements professionnels ou tout intérêt antérieur pour notre entreprise et nos collaborateurs.
Nous conservons ces informations aussi longtemps que la personne est considérée comme faisant partie de nos contacts professionnels.
Le fondement de ce traitement repose sur notre intérêt légitime.
Cession de données à caractère personnel et traitement obligatoire
Nous ne transmettons pas vos données à caractère personnel à des tiers, sauf si vous y avez consenti ou si la législation applicable, notamment la loi norvégienne sur les données à caractère personnel et le RGPD, ou une décision valide des autorités ou des tribunaux nous y autorise ou nous y oblige.
Pour plus de clarté, nous précisons que le recours à des responsables du traitement des données pour traiter des informations en notre nom ne constitue pas un transfert de propriété ou une cession de ces informations.
Collecte de données à caractère personnel auprès de tiers
Afin de nous assurer que nous disposons d’informations exactes vous concernant, nous pouvons les vérifier à l’aide de sources externes, telles que les annuaires téléphoniques, les registres publics, etc. Dans certains cas, il peut être nécessaire de vérifier la solvabilité de nos clients, ce qui implique d’obtenir des informations de crédit auprès de sources externes. Nous pouvons également obtenir des informations démographiques, telles que l’âge, le sexe et la langue, à partir de sources externes.
Nous obtenons des informations auprès de nos partenaires de coopération et d’autres parties de notre groupe, lorsque cela est légal et nécessaire pour vous fournir des services et communiquer avec vous.
Vos droits
En tant que personne, vous disposez de divers droits en vertu du règlement sur les données à caractère personnel.
Vous avez le droit d’accéder aux informations vous concernant et de demander la correction ou la suppression des données personnelles que nous traitons. Vous avez également le droit de demander une limitation du traitement, de vous opposer au traitement et d’exercer votre droit à la portabilité des données.
Si vous souhaitez exercer votre droit d’accès à vos données personnelles, ou si vous avez d’autres questions, n’hésitez pas à nous contacter par e-mail à l’adresse gdpr@cityboxhotels.com. Nous répondrons à votre demande dans les plus brefs délais, au plus tard dans les 30 jours.
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Citybox AS dispose de son propre délégué à la protection des données. Le délégué à la protection des données est responsable de toutes nos sociétés et de toutes les données personnelles que nous traitons dans les pays où nous sommes implantés.
Le délégué à la protection des données est notre point de contact avec l’autorité norvégienne de protection des données.
Notre délégué à la protection des données fournit à Citybox AS, à nos sous-traitants et à nos employés des conseils et des orientations sur le traitement des données à caractère personnel et les règles qui le régissent. Le délégué à la protection des données a pour mission de contrôler notre conformité avec les règles relatives aux données à caractère personnel et nos directives internes.
Le délégué peut également vous aider à faire valoir vos droits à notre égard ou à obtenir des réponses à vos questions concernant les données à caractère personnel que nous détenons à votre sujet.
Vous pouvez contacter notre délégué à la protection des données à l’adresse gdpr@cityboxhotels.com.
Si vous estimez que notre traitement des données à caractère personnel ne correspond pas à ce que nous avons décrit ici ou enfreint d’une autre manière la législation sur les données à caractère personnel, vous pouvez, à titre alternatif, déposer une plainte auprès de l’autorité norvégienne de protection des données ou de l’autorité de contrôle du pays de l’hôtel où vous séjournez. Vous trouverez les coordonnées des autorités de protection des données compétentes sur le site web du Comité européen de la protection des données.
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Nous faisons appel à plusieurs sous-traitants pour vous fournir nos services. Notre principal sous-traitant est notre système de réservation Mews System B.V.
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Modifications de la déclaration de protection des données ou du traitement
Nous travaillons en permanence à développer et à améliorer nos services pour nos clients. Cela peut entraîner des modifications dans la manière ou l’étendue de notre traitement des données à caractère personnel. Les informations fournies dans la présente déclaration relative aux données à caractère personnel seront donc régulièrement mises à jour. Nous adapterons également cette déclaration lorsque de nouvelles règles ou pratiques officielles le rendront nécessaire.