Privacyverklaring (EU)

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 21 januari 2026 en is van toepassing op burgers en legale permanente inwoners van de Europese Economische Ruimte en Zwitserland. In deze privacyverklaring leggen we uit wat we doen met de gegevens die we over u verkrijgen via https://cityboxhotels.com. We raden u aan deze verklaring zorgvuldig door te lezen. Bij onze verwerking houden wij ons aan de eisen van de privacywetgeving. Dat betekent onder andere dat:

wij duidelijk aangeven voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken. Dit doen wij door middel van deze privacyverklaring;
wij ons streven om onze verzameling van persoonsgegevens te beperken tot alleen de persoonsgegevens die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
waar wettelijk vereist, vragen wij uw toestemming voordat wij persoonsgegevens verwerken.
we passende beveiligingsmaatregelen nemen om uw persoonsgegevens te beschermen en dit ook eisen van partijen die namens ons persoonsgegevens verwerken;
we uw recht respecteren om uw persoonsgegevens in te zien of te laten corrigeren of verwijderen, op uw verzoek.
Als u vragen heeft of precies wilt weten welke gegevens we van u bewaren, neem dan contact met ons op.

Wij kunnen persoonsgegevens verzamelen of ontvangen voor een aantal doeleinden die verband houden met onze bedrijfsvoering, waaronder:

1.1 Contact – Via telefoon, post, e-mail en/of webformulieren

Voor dit doel kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Voor- en achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
IP-adres
Geschatte locatiegegevens

Rechtsgrondslag De verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang om te reageren op vragen of, indien van toepassing, op de uitvoering van een overeenkomst of uw toestemming. Bewaartermijn Persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de vraag te behandelen en gedurende een redelijke periode daarna, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is.

1.2 Betalingen

Voor dit doel kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Voor- en achternaam
Adresgegevens
E-mailadres
Telefoonnummer
Betalingsgerelateerde informatie
IP-adres
Geschatte locatiegegevens

Rechtsgrondslag De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst en voor de naleving van wettelijke verplichtingen, waaronder boekhoudkundige en financiële voorschriften. Bewaartermijn Betalingsgerelateerde gegevens worden bewaard zolang dit vereist is op grond van de toepasselijke boekhoudkundige en financiële wetgeving.

1.3 Een account registreren

Voor dit doel kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Voor- en achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
IP-adres
Geschatte locatiegegevens

Rechtsgrondslag De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of op basis van uw toestemming, afhankelijk van hoe het account wordt gebruikt. Bewaartermijn Persoonsgegevens worden bewaard zolang het account actief is en gedurende een redelijke periode daarna, tenzij verwijdering wordt gevraagd of wettelijk verplicht is.

1.4 Nieuwsbrieven

Voor dit doel kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Voor- en achternaam
E-mailadres
Geschatte locatiegegevens

Rechtsgrondslag De verwerking is gebaseerd op uw toestemming. Bewaartermijn Persoonsgegevens worden bewaard totdat u uw toestemming intrekt of u zich afmeldt voor de nieuwsbrief.

1.5 Ter ondersteuning van diensten of producten die een klant wil kopen of heeft gekocht

Voor dit doel kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Voor- en achternaam
E-mailadres
Telefoonnummer
IP-adres
Geschatte locatiegegevens

Rechtsgrondslag De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst en voor ons gerechtvaardigd belang bij het leveren en ondersteunen van door de klant gevraagde diensten. Bewaartermijn Persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om de dienst te verlenen en te voldoen aan de toepasselijke wettelijke verplichtingen.

1.6 Identiteitscontrole bij het inchecken

Om in te checken in onze hotels moeten gasten een geldig, door de overheid uitgegeven identiteitsbewijs tonen. We kunnen informatie uit het document scannen of registreren om de identiteit van de gast te verifiëren en het verblijf te registreren. Voor dit doel kunnen we de volgende persoonsgegevens verwerken:

Voor- en achternaam
Geboortedatum
Nationaliteit
ID-documentnummer
Afbeelding of scan van het identiteitsbewijs (indien van toepassing)

Rechtsgrondslag De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst (het hotelverblijf) en voor ons gerechtvaardigd belang om de veiligheid en beveiliging van onze gasten te waarborgen, fraude te voorkomen en de identiteit van gasten te verifiëren. In sommige gevallen kan de verwerking ook noodzakelijk zijn om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die van toepassing zijn op accommodatieverstrekkers. Bewaartermijn Identiteitsverificatiegegevens, inclusief gescande identiteitsdocumenten (indien van toepassing), worden tot drie (3) maanden na het uitchecken bewaard, waarna ze veilig worden verwijderd, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk vereist is.

1.7 Het samenstellen en analyseren van statistieken voor het verbeteren van de website

Voor dit doel kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

IP-adres
Informatie over het gebruik van de website en interacties
Geschatte locatiegegevens

Rechtsgrondslag De verwerking is gebaseerd op ons gerechtvaardigd belang bij het verbeteren van onze website en diensten of, indien wettelijk vereist, op uw toestemming (bijvoorbeeld via cookies). Bewaartermijn Persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is voor analyse- en verbeteringsdoeleinden, in overeenstemming met het toepasselijke bewaarbeleid.

Wij delen persoonsgegevens met dienstverleners (gegevensverwerkers) die gegevens namens ons verwerken, evenals met derden die optreden als onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken. Waar nodig vragen wij voorafgaand aan een dergelijke uitwisseling toestemming, bijvoorbeeld via onze cookiebanner.

2.1 Gegevensverwerkers

Citybox AS maakt gebruik van de volgende gegevensverwerkers om haar diensten te leveren: Naam: Mews Land: Europese Unie Doel: Property Management Systeem (PMS), boekingen, inchecken, betalingen en hotelactiviteiten Naam: Lighthouse Land: Europese Unie Doel: Boekingsengine en reserveringsbeheer Naam: Bookboost Land: Zweden Doel: Communicatie met gasten en chatdiensten Naam: Mailchimp Land: Verenigde Staten Doel: E-mailmarketing en nieuwsbrieven Naam: Usercentrics Land: Duitsland Doel: Toestemmingsbeheer (cookiebanner en afhandeling van gebruikerstoestemming) Naam: Google Tag Manager Land: Ierland Doel: Beheer en implementatie van websitetags en trackingscripts Naam: Google Cloud Land: Europese Unie / Verenigde Staten Doel: Hosting- en infrastructuurdiensten Naam: Playable Land: Denemarken / EU Doel: Het hosten en uitvoeren van interactieve marketingcampagnes (bijv. wedstrijden en gamified ervaringen), inclusief het verzamelen van gebruikersgegevens (zoals naam en e-mailadres) en het doorsturen daarvan naar geïntegreerde systemen (bijv. Mailchimp)

2.2 Externe marketing- en analysepartners (onafhankelijke verwerkingsverantwoordelijken)

Deze derde partijen kunnen persoonsgegevens (zoals IP-adres, apparaatinformatie en gebruikersgedrag) verzamelen en verwerken voor hun eigen doeleinden, waaronder reclame, metingen en optimalisatie. Deze verwerking vindt doorgaans alleen plaats met uw toestemming. Naam: Google (Google Analytics 4 & Google Ads) Land: Ierland / Verenigde Staten Doel: Analyse, statistieken en reclame Naam: Meta Platforms Ireland Ltd. Land: Ierland Doel: Reclame en conversietracking (Meta Pixel) Naam: TikTok Technology Limited Land: Ierland Doel: Reclame en conversietracking (TikTok Pixel) Naam: LinkedIn Ireland Unlimited Company Land: Ierland Doel: Reclame en conversietracking (LinkedIn Insight Tag) Naam: TradeTracker Land: Europese Unie Doel: Affiliate-tracking, attributie en meting van marketingprestaties Naam: Tradedoubler Land: Europese Unie Doel: Affiliate-marketing, conversietracking en campagne-optimalisatie

2.3 Communicatiediensten

Naam: WhatsApp Business (Meta Platforms) Land: Ierland / Verenigde Staten Doel: Klantcommunicatie en berichtenverkeer

Onze website maakt gebruik van cookies. Voor meer informatie over cookies verwijzen wij u naar ons Cookiebeleid.

Wij maken persoonlijke informatie openbaar indien wij hiertoe wettelijk of op grond van een gerechtelijk bevel verplicht zijn, in reactie op een verzoek van een wetshandhavingsinstantie, voor zover toegestaan op grond van andere wettelijke bepalingen, om informatie te verstrekken of voor een onderzoek naar een kwestie die verband houdt met de openbare veiligheid.

Indien onze website of organisatie wordt overgenomen, verkocht of betrokken is bij een fusie of overname, kunnen uw gegevens worden bekendgemaakt aan onze adviseurs en eventuele potentiële kopers en worden doorgegeven aan de nieuwe eigenaren.

Wij hechten veel waarde aan de beveiliging van persoonsgegevens. Wij nemen passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens te beperken. Dit zorgt ervoor dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot uw gegevens, dat de toegang tot de gegevens wordt beschermd en dat onze beveiligingsmaatregelen regelmatig worden geëvalueerd.

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die via links aan onze website zijn gekoppeld. Wij kunnen niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met uw persoonsgegevens omgaan. Wij raden u aan de privacyverklaringen van deze websites te lezen voordat u gebruikmaakt van deze websites.

Wij behouden ons het recht voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Het is raadzaam om deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen om op de hoogte te blijven van eventuele wijzigingen. Daarnaast zullen wij u waar mogelijk actief informeren.

Uw rechten

Op grond van de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, waaronder de AVG, hebt u de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:
Recht op inzage – U hebt het recht om inzage te vragen in de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
Recht op rectificatie – U hebt het recht om correctie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens te vragen.
Recht op verwijdering – U hebt het recht om verwijdering van uw persoonsgegevens te vragen, voor zover dit wettelijk is toegestaan.
Recht op beperking van de verwerking – U hebt het recht om te verzoeken dat de verwerking van uw persoonsgegevens in bepaalde omstandigheden wordt beperkt.
Recht op gegevensoverdraagbaarheid – U hebt het recht om de persoonsgegevens die u aan ons hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat, en om deze te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, indien dit technisch haalbaar is.
Recht van bezwaar – U hebt het recht om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigde belangen. Wij zullen hieraan voldoen, tenzij er dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking zijn.
Recht om toestemming in te trekken – Wanneer de verwerking is gebaseerd op toestemming, hebt u het recht om uw toestemming te allen tijde in te trekken. Intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die is uitgevoerd voordat de toestemming werd ingetrokken.

Om uw rechten uit te oefenen of als u vragen hebt over onze verwerking van persoonsgegevens, kunt u contact met ons opnemen via gdpr@cityboxhotels.com. Wij kunnen u om aanvullende informatie vragen om uw identiteit te verifiëren voordat wij aan uw verzoek voldoen.

Als u van mening bent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens niet in overeenstemming is met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de relevante toezichthoudende autoriteit.

Als u niet tevreden bent met de manier waarop wij (een klacht over) de verwerking van uw persoonsgegevens behandelen, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de gegevensbeschermingsautoriteit.

Citybox AS

Nygårdsgaten 23, 5015 Bergen

Noorwegen

Website: https://cityboxhotels.com

E-mail: gdpr@cityboxhotels.com

Telefoonnummer: +47 55 31 25 00