U kunt individuele reserveringen (maximaal 8 kamers) tot 15.00 uur één dag voor uw geplande aankomstdatum kosteloos annuleren of wijzigen. Na dit tijdstip kunt u uw reservering niet meer wijzigen of annuleren. De vergoeding voor niet-gebruikte kamers wordt berekend volgens de volgende regeling (geldt voor individuele gasten):
A) Standaardbasisregel
In geval van een ‘no-show’ wordt de gast de prijs van de kamer voor één dag in rekening gebracht.
B) Lateannulering
Als een kamerreservering later dan 15.00 uur één dag voor de geplande aankomstdatum wordt geannuleerd, wordt de gast die de kamer oorspronkelijk heeft gereserveerd de prijs van de kamer voor de eerste dag in rekening gebracht.
Alle wijzigingen en annuleringen moeten worden doorgegeven via een e-mail aan Citybox Hotels of via uw “Mijn pagina” als Citybox Friend.
Voor groepsreserveringen (meer dan 8 kamers) gelden andere voorwaarden. Neem contact met ons op als u meer informatie wenst.
C) Niet-restitueerbareboekingen
Vooraf betaalde boekingen worden niet gerestitueerd, ongeacht of u uw boeking annuleert of niet.
Voor reserveringen met het Regular- of Citybox Friends-tarief wordt bij het boeken 5% van het reserveringsbedrag op de kaart geautoriseerd. Het resterende bedrag voor het verblijf wordt in rekening gebracht zodra de annuleringsdeadline is verstreken.
Voor het Non-refundable-tarief wordt het volledige bedrag bij het boeken in rekening gebracht.
Als de betalingstransactie voor de reservering niet kan worden voltooid, behouden wij ons het recht voor om de reservering te annuleren.
Alle prijzen zijn gebaseerd op het geldende btw-tarief en de verplichte belastingen (zoals toeristenbelasting) die van kracht zijn op het moment van boeken.
Als er na het boeken wettelijke wijzigingen worden doorgevoerd in de btw of andere verplichte accommodatiebelastingen, kan de totale prijs worden aangepast om deze wijzigingen weer te geven.
Overeenkomsten met betrekking tot hotelkamerreserveringen zijn bindend voor beide partijen.
Gasten zijn verplicht om bij het maken van hun reservering de juiste contactgegevens op te geven.
Citybox biedt digitale pre-check-in aan. Gasten die vóór aankomst de digitale pre-check-in voltooien, hebben direct toegang tot hun kamer zonder gebruik te maken van de check-in terminals, mits de kamer beschikbaar is. Dit geldt vanaf de standaard inchecktijd van het hotel om 15:00 uur. Vroegtijdige toegang is alleen mogelijk als er een vroege check-in is gekocht of als de gast een Citybox Friends-lid is dat recht heeft op vroege check-in op standaard tweepersoonskamers.
Het is niet toegestaan om de toegangsgegevens voor de kamer, inclusief sleutelkaarten of digitale sleutels, te delen met anderen dan de persoon of personen die als gast(en) in de kamer zijn geregistreerd. Het maximaal toegestane aantal gasten per kamer is 1 in eenpersoonskamers, 2 in tweepersoonskamers en 4 in familiekamers. Als er een extra bed is besteld, zijn 3 gasten toegestaan in tweepersoonskamers en tweepersoonskamers met twee aparte bedden.
Alle gasten moeten bij het inchecken een geldig identiteitsbewijs met foto tonen. Als identiteitsbewijs worden een paspoort, een nationale identiteitskaart of een geldig EU/EER-rijbewijs geaccepteerd.. Gasten die bij het inchecken geen geldig identiteitsbewijs kunnen voorleggen, kan de toegang tot de kamer worden geweigerd. Minderjarigen onder de 18 jaar mogen niet in Citybox Hotels verblijven, tenzij ze worden begeleid door een ouder, wettelijke voogd of een andere bevoegde volwassene.
Tijdens hun verblijf moeten gasten zich houden aan de hotelregels en de regels en voorschriften die door de autoriteiten zijn vastgesteld.
Hotelgasten en anderen die het hotel bezoeken, mogen andere hotelgasten of mensen die in de buurt wonen niet blootstellen aan verstoring, overlast of gevaar.
Hotelgasten zijn wettelijk en financieel aansprakelijk voor alle schade die zij, al dan niet opzettelijk, aan het hotel toebrengen of voor letsel dat zij aan derden toebrengen, met inbegrip van maar niet beperkt tot vernieling van eigendommen of het zonder toestemming verwijderen van eigendommen uit het hotel. Wij behouden ons het recht voor om bedrijven en/of de kaartgarantie van gasten in rekening te brengen om dergelijke schade te dekken.
Alleen katten en honden zijn op verzoek en tegen een toeslag toegestaan in het hotel. De toeslagen variëren van hotel tot hotel.
Tijdens hun verblijf zijn gasten verplicht zich te houden aan de hotelregels en de regels en voorschriften die zijn vastgesteld door de autoriteiten, waaronder het nuttigen van alcoholische dranken in de openbare ruimtes van het hotel.
Roken is niet toegestaan in het hotel. Roken in de kamers of gangen zal het brandalarm activeren. Alle kosten in verband met het activeren van het brandalarm worden in rekening gebracht aan de persoon (personen) die het alarm heeft (hebben) geactiveerd of aan de contactpersoon die de kamer heeft geboekt. Dit geldt ook voor e-sigaretten en vapes. Roken leidt tot uitzetting en een boete, waarvan het bedrag per hotel verschilt.
Het knoeien met rookmelders, inclusief het afdekken, loskoppelen of andere handelingen die de werking ervan belemmeren, is ten strengste verboden en kan fatale gevolgen hebben. Elke vorm van knoeien met rookmelders leidt tot uitzetting en een boete. Het bedrag varieert per hotel.
Het gebruik van lachgas in het hotel is ten strengste verboden en leidt tot uitzetting en een boete. Het bedrag varieert per hotel.
Van gasten wordt verwacht dat zij te allen tijde respectvol omgaan met al het hotelpersoneel en andere gasten. Elke vorm van ongepast gedrag, intimidatie of wangedrag jegens het personeel of andere gasten wordt niet getolereerd en leidt tot verwijdering uit het hotel.
Gasten die zich niet aan deze verplichtingen houden, kunnen zonder enige vorm van schadevergoeding uit het hotel worden verwijderd. Het hotel heeft het recht om boekingen te weigeren die het ongepast acht, waaronder ook gedrag dat het ongepast acht jegens het personeel.
Indien het hotel, om redenen buiten de controle van het hotel, niet in staat is om de gast een kamer te bieden die reeds is geboekt en betaald, heeft het hotel het recht om de gast(en) zonder extra kosten onderdak te bieden in een ander lokaal hotel. Het hotel is verplicht om de betreffende gast onverwijld op de hoogte te stellen van dergelijke wijzigingen en regelingen.
Om de prijzen concurrerend te houden, wordt er geen dagelijkse schoonmaakdienst aangeboden. Bij een langer verblijf wordt er om de drie dagen schoongemaakt en na het uitchecken. Extra schoonmaakdiensten kunnen op elk moment tegen een toeslag worden besteld. Neem voor meer informatie contact op met de receptie.
Overeenkomstig de lokale wetgeving is het hotel verantwoordelijk voor zijn gasten en hun bezittingen, maar alleen voor zover schade of letsel het gevolg is van opzettelijk handelen of nalatigheid van het hotelpersoneel. Als een gast een dergelijke opzet of nalatigheid van het hotelpersoneel wil claimen, moet hij dit in elk geval bewijzen.
Als een gast wil dat het hotel de verantwoordelijkheid voor waardevolle spullen op zich neemt, kan hij het hotel vragen om de spullen in bewaring te nemen. Het hotel behoudt zich het recht voor om dergelijke verzoeken te weigeren.
Gevonden voorwerpen
Het hotel heeft een zorgplicht voor eigendommen die door gasten zijn achtergelaten. Al deze voorwerpen worden in bewaring gehouden en het hotel neemt redelijke maatregelen om de rechtmatige eigenaar te identificeren en op de hoogte te stellen. In de meeste Citybox-hotels worden gevonden voorwerpen gedurende drie maanden bewaard. In België worden gevonden voorwerpen gedurende zes maanden bewaard, in overeenstemming met de toepasselijke lokale regelgeving. Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn behoudt het hotel zich het recht voor om de voorwerpen te verwijderen.
Voor meer informatie over onze verwerking van persoonsgegevens en uw rechten verwijzen wij u naar onze privacyverklaring.
Inleiding
Bij Citybox AS verwerken wij uw persoonsgegevens op verschillende manieren, bijvoorbeeld wanneer u diensten bij ons bestelt, in onze hotels verblijft, gebruikmaakt van diensten die wij aanbieden en in sommige andere situaties. Onze verklaring inzake gegevensbescherming geeft u meer informatie over hoe wij uw persoonsgegevens verwerken. Hieronder vindt u ook contactgegevens voor het geval u vragen heeft of de informatie wilt inzien die wij over u bewaren.
Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de huidige Noorse wetgeving inzake persoonsgegevens, waaronder de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens
Ons bedrijf, Citybox AS (Noors org.nr. 989551752), is de verwerkingsverantwoordelijke die verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens in onze gecentraliseerde systemen voor boekingen, facturering en hotelbeheer. Wanneer u een kamer boekt, een nacht bij ons verblijft of een betaling bij ons doet, is Citybox AS de verwerkingsverantwoordelijke.
Citybox AS (Noors org.nr. 989551752) is de verwerkingsverantwoordelijke voor onze website. Citybox AS is ook de verwerkingsverantwoordelijke voor onze marketing en distributie van e-mails aan onze klanten en contacten en andere digitale marketing.
Verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot boekingen en hotelverblijven
In verband met boekingen die door u of door anderen namens u worden gemaakt, verwerken wij de persoonsgegevens die nodig zijn om uw boeking, verblijf en betaling te beheren. Deze informatie wordt door u rechtstreeks of via reispartners of boekingskanalen verstrekt. De verwerkte gegevens omvatten doorgaans uw naam, contactgegevens, betalingsinformatie en, indien nodig, identificatiegegevens zoals paspoort- of nationale identiteitskaartgegevens. Wij kunnen ook informatie verwerken die u met ons wilt delen en die relevant is voor uw verblijf, zoals speciale verzoeken.
Alle aankopen of diensten die tijdens uw verblijf worden besteld, worden geregistreerd om de dienst te kunnen leveren en de betaling correct te kunnen uitvoeren.
Wij verwerken deze informatie zo lang als nodig is om de boekingsovereenkomst met u na te komen en voor zover dit ons wordt opgelegd door de huidige wetgeving of officiële vereisten.
Wij registreren het gebruik van toegangsgegevens voor kamers, waaronder sleutelkaarten en digitale sleutels, in onze hotels. Wij doen dit om misdrijven te bestrijden en op te lossen en om veiligheidsredenen, waaronder brandveiligheid.
We bewaren onze logboeken 21 dagen.
Verwerking van persoonsgegevens voor ontwikkeling, probleemoplossing en beveiliging
We verwerken gegevens, waaronder persoonsgegevens, voor het oplossen van problemen of het corrigeren van fouten, voor het verbeteren van onze diensten en de technologie die we gebruiken, en voor het analyseren van het gebruik en het gedrag van gebruikers. We verwerken ook persoonsgegevens om uw identiteit te verifiëren, waaronder het verifiëren van uw identiteit in verband met uw gebruik van onze digitale diensten.
Voor zover mogelijk anonimiseren we gegevens of maken we statistieken, maar we zullen ook persoonsgegevens moeten verwerken voor ontwikkelings-, probleemoplossings-, statistische en veiligheidsdoeleinden.
Andere verwerking van persoonsgegevens
In het geval van wedstrijden of andere activiteiten waaraan u kunt deelnemen, verwerken wij persoonsgegevens zoals naam en contactgegevens wanneer dit nodig is, bijvoorbeeld voor het registreren van deelnemers en het vervolgens trekken van een of meer winnaars.
Voor zover mogelijk zullen wij u hierover specifiek informeren op het moment dat u deelneemt aan wedstrijden of andere activiteiten.
Als u contact opneemt met onze klantenservice of ons op een andere manier benadert met een vraag, zullen wij de door u verstrekte persoonsgegevens verwerken voor zover dit nodig is om uw vraag te beantwoorden en te registreren. Het uitgangspunt hiervoor is gerechtvaardigde belangen of het nakomen van overeenkomsten met u of het beantwoorden van uw vragen.
Afgezien van de verwerking die wordt beschreven in onze gegevensbeschermingsverklaring of op basis van uw toestemming, moeten of mogen wij in bepaalde gevallen persoonsgegevens verwerken wanneer dit ons wordt opgelegd of is toegestaan door de toepasselijke wetgeving, waaronder de Noorse wet op de persoonsgegevens en de AVG, of door toepasselijke bevelen van de autoriteiten of rechtbanken.
Verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot onze leveranciers, zakelijke klanten en zakelijke contacten
Wij verwerken informatie over contactpersonen die zijn aangewezen door onze leveranciers, zakelijke klanten, samenwerkingspartners, deelnemers aan evenementen gericht op het bedrijfsleven en andere personen die in een zakelijke rol optreden. We doen dit om efficiënt te kunnen werken, om contracten aan te gaan en uit te voeren, om werknemers te werven, om ons bedrijf te beheren en om ons zakelijke en professionele netwerk te ontwikkelen. Dergelijke informatie omvat doorgaans naam, contactgegevens, functie, bedrijf, vaardigheden, commerciële belangen en deelname aan onze evenementen voor de zakenwereld of een eerdere interesse in ons en onze werknemers.
We bewaren dergelijke informatie zolang we van mening zijn dat de persoon een van onze zakelijke contacten is.
Het uitgangspunt hiervoor is ons gerechtvaardigd belang.
Overdracht van persoonsgegevens en verplichte verwerking
Wij geven uw persoonsgegevens niet door aan derden, tenzij u hiermee hebt ingestemd of tenzij de toepasselijke wetgeving, waaronder de Noorse wet op persoonsgegevens en de AVG, of een geldig bevel van de autoriteiten of de rechtbank ons dit toestaat of ons hiertoe dwingt.
Voor alle duidelijkheid wijzen wij erop dat ons gebruik van gegevensbeheerders om namens ons informatie te verwerken, geen overdracht van informatie inhoudt.
Verzameling van persoonsgegevens van anderen
Om ervoor te zorgen dat wij over de juiste informatie over u beschikken, kunnen wij uw informatie vergelijken met andere bronnen, zoals telefoongidsen, openbare registers en dergelijke. In sommige gevallen kan het relevant zijn om een kredietcontrole van onze klanten uit te voeren, waarbij kredietgegevens uit andere bronnen worden verkregen. Wij verkrijgen demografische informatie, zoals leeftijd, geslacht en taal, uit andere bronnen.
Wij verkrijgen informatie van onze samenwerkingspartners en andere onderdelen van onze groep, voor zover dit wettelijk is toegestaan en noodzakelijk is voor het leveren van diensten en communicatie aan u.
Uw rechten
Als persoon hebt u verschillende rechten op grond van de verordening inzake persoonsgegevens.
U hebt het recht om uw informatie in te zien en om persoonsgegevens over uzelf die wij verwerken te corrigeren of te verwijderen. Verder hebt u het recht om beperkte verwerking te vragen, bezwaar te maken tegen verwerking en om het recht op gegevensoverdraagbaarheid te vragen.
Als u gebruik wilt maken van uw recht op inzage in onze verwerking van uw persoonsgegevens, of als u andere vragen heeft, kunt u contact met ons opnemen via e-mail gdpr@cityboxhotels.com. Wij zullen uw vraag zo snel mogelijk en uiterlijk binnen 30 dagen beantwoorden.
Wij zullen u vragen uw identiteit te bevestigen of aanvullende informatie te verstrekken voordat wij u toestaan gebruik te maken van uw rechten bij ons. We moeten dit doen om ervoor te zorgen dat we alleen toegang tot uw persoonlijke gegevens geven aan u – en niet aan iemand die beweert u te zijn.
Functionaris voor gegevensbescherming
We hebben onze eigen functionaris voor gegevensbescherming bij Citybox AS. De functionaris voor gegevensbescherming is verantwoordelijk voor al onze bedrijven en voor alle persoonsgegevens die we verwerken in de landen waar we gevestigd zijn.
De functionaris voor gegevensbescherming is ons contactpunt met de Noorse gegevensbeschermingsautoriteit.
Onze functionaris voor gegevensbescherming geeft Citybox AS, onze gegevensverwerkers en onze medewerkers advies en begeleiding over de verwerking van persoonsgegevens en de regels die hierop van toepassing zijn. Het is de taak van de functionaris voor gegevensbescherming om toe te zien op onze naleving van de regels inzake persoonsgegevens en onze interne richtlijnen.
De functionaris voor gegevensbescherming kan u ook helpen om uw rechten ten opzichte van ons te doen gelden of om antwoorden te krijgen op vragen over uw persoonsgegevens die wij bewaren.
U kunt contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming via gdpr@cityboxhotels.com.
Als u van mening bent dat onze verwerking van persoonsgegevens niet overeenkomt met wat we hier hebben beschreven of anderszins in strijd is met de wetgeving inzake persoonsgegevens, kunt u als alternatief een klacht indienen bij de Noorse gegevensbeschermingsautoriteit of de toezichthoudende autoriteit in het land waar u in een hotel verblijft. U vindt de contactgegevens van de relevante gegevensbeschermingsautoriteiten op de website van het Europees Comité voor gegevensbescherming.
Gebruik van gegevensverwerkers.
We maken gebruik van verschillende gegevensverwerkers om onze diensten aan u te kunnen leveren. Onze grootste gegevensverwerker is ons reserveringssysteem Mews System B.V.
Cookies/informatiecapsules
Onze website maakt gebruik van cookies. Voor meer informatie over cookies verwijzen wij u naar ons cookiebeleid.
Wijzigingen in de gegevensbeschermingsverklaring of in de verwerking
We werken voortdurend aan de ontwikkeling en verbetering van onze diensten voor onze klanten. Dit kan leiden tot wijzigingen in de wijze waarop of de mate waarin we persoonsgegevens verwerken. De informatie die we in deze persoonsgegevensverklaring verstrekken, zal daarom regelmatig worden aangepast en bijgewerkt. We zullen de gegevensbeschermingsverklaring ook wijzigen wanneer nieuwe regels of officiële praktijken dit noodzakelijk maken.