Personvernerklæring (EU)

Denne personvernerklæringen ble sist oppdatert 21. januar 2026 og gjelder for borgere og lovlige fastboende i Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet og Sveits. I denne personvernerklæringen forklarer vi hva vi gjør med opplysningene vi innhenter om deg via https://cityboxhotels.com. Vi anbefaler at du leser denne erklæringen nøye. I vår behandling overholder vi kravene i personvernlovgivningen. Det betyr blant annet at:

vi tydelig angir formålene med behandlingen av personopplysninger. Dette gjør vi ved hjelp av denne personvernerklæringen;
vi tar sikte på å begrense innsamlingen av personopplysninger til kun de personopplysningene som er nødvendige for legitime formål;
der loven krever det, innhenter vi ditt samtykke før vi behandler personopplysninger.
vi iverksetter passende sikkerhetstiltak for å beskytte dine personopplysninger og krever det samme av parter som behandler personopplysninger på våre vegne
vi respekterer din rett til å få tilgang til dine personopplysninger eller få dem rettet eller slettet, på din forespørsel.
Hvis du har spørsmål eller ønsker å vite nøyaktig hvilke opplysninger vi oppbevarer om deg, kan du kontakte oss.

Vi kan samle inn eller motta personopplysninger for en rekke formål knyttet til vår virksomhet, som kan omfatte følgende:

1.1 Kontakt – via telefon, post, e-post og/eller nettskjemaer

For dette formålet kan vi behandle følgende personopplysninger:

For- og etternavn
E-postadresse
Telefonnummer
IP-adresse
Omtrentlig posisjonsdata

Rettslig grunnlag Behandlingen er basert på vår berettigede interesse i å svare på henvendelser eller, hvor det er aktuelt, på gjennomføringen av en kontrakt eller ditt samtykke. Oppbevaringsperiode Personopplysninger oppbevares så lenge det er nødvendig for å behandle henvendelsen og i en rimelig periode etterpå, med mindre loven krever en lengre oppbevaringsperiode.

1.2 Betalinger

For dette formålet kan vi behandle følgende personopplysninger:

For- og etternavn
Adresseopplysninger
E-postadresse
Telefonnummer
Betalingsrelatert informasjon
IP-adresse
Omtrentlige posisjonsdata

Rettslig grunnlag Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en kontrakt og for å overholde juridiske forpliktelser, inkludert regnskaps- og finansielle forskrifter. Oppbevaringsperiode Betalingsrelaterte data oppbevares så lenge det er nødvendig i henhold til gjeldende regnskaps- og finanslovgivning. 1.3 Registrering av en konto For dette formålet kan vi behandle følgende personopplysninger:

For- og etternavn
E-postadresse
Telefonnummer
IP-adresse
Omtrentlige posisjonsdata

Rettslig grunnlag Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en kontrakt eller basert på ditt samtykke, avhengig av hvordan kontoen brukes. Oppbevaringsperiode Personopplysninger oppbevares så lenge kontoen er aktiv og i en rimelig periode etter det, med mindre sletting er forespurt eller nødvendig ved lov.

1.4 Nyhetsbrev

For dette formålet kan vi behandle følgende personopplysninger:

For- og etternavn
E-postadresse
Omtrentlig posisjonsdata

Rettslig grunnlag Behandlingen er basert på ditt samtykke. Oppbevaringsperiode Personopplysninger oppbevares til du trekker tilbake ditt samtykke eller melder deg av nyhetsbrevet.

1.5 For å støtte tjenester eller produkter som en kunde ønsker å kjøpe eller har kjøpt.

For dette formålet kan vi behandle følgende personopplysninger:

For- og etternavn
E-post
Telefon
IP
Omtrentlig posisjonsdata

Rettslig grunnlag Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale og for vår berettigede interesse i å levere og støtte tjenester som kunden har bedt om. Oppbevaringsperiode Personopplysninger oppbevares så lenge det er nødvendig for å oppfylle tjenesten og overholde gjeldende lovkrav.

1.6 Identitetsverifisering ved innsjekking

For å sjekke inn på hotellene våre må gjestene fremvise et gyldig identitetsdokument utstedt av myndighetene. Vi kan skanne eller registrere informasjon fra dokumentet for å verifisere gjestens identitet og registrere oppholdet. For dette formålet kan vi behandle følgende personopplysninger:

For- og etternavn
Fødselsdato
Nasjonalitet
ID-dokumentnummer
Bilde eller skanning av ID-dokumentet (hvor det er aktuelt)

Rettslig grunnlag Behandlingen er nødvendig for å oppfylle en kontrakt (hotelloppholdet) og for vår berettigede interesse i å sikre gjestenes sikkerhet, forhindre svindel og verifisere gjestenes identitet. I noen tilfeller kan behandling også være nødvendig for å overholde lovkrav som gjelder for overnattingsleverandører. Oppbevaringsperiode Identitetsverifiseringsdata, inkludert skannede ID-dokumenter der det er aktuelt, lagres i opptil tre (3) måneder etter utsjekking, hvoretter de slettes på en sikker måte, med mindre loven krever en lengre oppbevaringsperiode.

1.7 Utarbeide og analysere statistikk for å forbedre nettstedet.

For dette formålet kan vi behandle følgende personopplysninger:

IP-adresse
Informasjon om bruk av nettstedet og interaksjoner
Omtrentlig posisjonsdata

Rettslig grunnlag Behandlingen er basert på vår legitime interesse i å forbedre nettstedet og tjenestene våre eller, der loven krever det, på ditt samtykke (f.eks. gjennom informasjonskapsler). Oppbevaringsperiode Personopplysninger oppbevares så lenge det er nødvendig for analyse- og forbedringsformål, i samsvar med gjeldende oppbevaringsretningslinjer.

Vi deler personopplysninger med tjenesteleverandører (databehandlere) som behandler data på våre vegne, samt med tredjeparter som fungerer som uavhengige behandlingsansvarlige. Der det er nødvendig, innhenter vi samtykke før slik deling, for eksempel gjennom vårt informasjonsbanner om informasjonskapsler.

2.1 Databehandlere

Citybox AS benytter følgende databehandlere for å levere sine tjenester: Navn: Mews Land: Den europeiske union Formål: Eiendomsadministrasjonssystem (PMS), bestillinger, innsjekking, betalinger og hotelldrift Navn: Lighthouse Land: Den europeiske union Formål: Bestillingsmotor og reservasjonsadministrasjon Navn: Bookboost Land: Sverige Formål: Gjestekommunikasjon og chattetjenester Navn: Mailchimp Land: USA Formål: E-postmarkedsføring og nyhetsbrev Navn: Usercentrics Land: Tyskland Formål: Samtykkehåndtering (cookie-banner og håndtering av brukersamtykke) Navn: Google Tag Manager Land: Irland Formål: Administrasjon og distribusjon av nettstedskoder og sporingsskript Navn: Google Cloud Land: EU / USA Formål: Hosting- og infrastrukturtjenester Navn: Playable Land: Danmark / EU Formål: Drift og administrasjon av interaktive markedsføringskampanjer (f.eks. konkurranser og spillbaserte opplevelser), herunder innsamling av brukerdata (som navn og e-postadresse) og overføring til integrerte systemer (f.eks. Mailchimp)

2.2 Tredjeparts markedsførings- og analysepartnere (uavhengige behandlingsansvarlige)

Disse tredjepartene kan samle inn og behandle personopplysninger (for eksempel IP-adresse, enhetsinformasjon og brukeratferd) for egne formål, inkludert annonsering, måling og optimalisering. Denne behandlingen skjer vanligvis kun med ditt samtykke. Navn: Google (Google Analytics 4 og Google Ads) Land: Irland / USA Formål: Analyse, statistikk og annonsering Navn: Meta Platforms Ireland Ltd. Land: Irland Formål: Annonsering og konverteringssporing (Meta Pixel) Navn: TikTok Technology Limited Land: Irland Formål: Annonsering og konverteringssporing (TikTok Pixel) Navn: LinkedIn Ireland Unlimited Company Land: Irland Formål: Annonsering og konverteringssporing (LinkedIn Insight Tag) Navn: TradeTracker Land: Den europeiske union Formål: Sporing av tilknyttede selskaper, attribusjon og måling av markedsføringsresultater Navn: Tradedoubler Land: Den europeiske union Formål: Tilknyttet markedsføring, konverteringssporing og kampanjeoptimalisering

2.3 Kommunikasjonstjenester

Navn: WhatsApp Business (Meta Platforms) Land: Irland / USA Formål: Kundekommunikasjon og meldinger

Nettstedet vårt bruker informasjonskapsler. For mer informasjon om informasjonskapsler, se vår informasjonskapselpolicy.

Vi utleverer personopplysninger hvis vi er pålagt det ved lov eller ved rettskjennelse, som svar på en henvendelse fra en rettshåndhevelsesmyndighet, i den grad det er tillatt i henhold til andre lovbestemmelser, for å gi informasjon eller for en etterforskning av en sak som gjelder offentlig sikkerhet.

Hvis nettstedet vårt eller organisasjonen vår blir overtatt, solgt eller involvert i en fusjon eller oppkjøp, kan opplysningene dine bli utlevert til våre rådgivere og eventuelle mulige kjøpere, og vil bli videreformidlet til de nye eierne.

Vi er forpliktet til å sikre personopplysninger. Vi iverksetter passende sikkerhetstiltak for å begrense misbruk av uautorisert tilgang til personopplysninger. Dette sikrer at bare nødvendige personer har tilgang til dine opplysninger, at tilgangen til opplysningene er beskyttet, og at våre sikkerhetstiltak regelmessig gjennomgås.

Denne personvernerklæringen gjelder ikke for tredjeparts nettsteder som er koblet til vårt nettsted via lenker. Vi kan ikke garantere at disse tredjepartene behandler dine personopplysninger på en pålitelig og sikker måte. Vi anbefaler at du leser personvernerklæringene til disse nettstedene før du bruker dem.

Vi forbeholder oss retten til å gjøre endringer i denne personvernerklæringen. Vi anbefaler at du leser denne personvernerklæringen regelmessig for å være oppmerksom på eventuelle endringer. I tillegg vil vi aktivt informere deg om dette når det er mulig.

Dine rettigheter

I henhold til gjeldende personvernlovgivning, inkludert GDPR, har du følgende rettigheter i forhold til dine personopplysninger:

Rett til innsyn – Du har rett til å be om innsyn i personopplysningene vi behandler om deg.
Rett til retting – Du har rett til å be om retting av uriktige eller ufullstendige personopplysninger.
Rett til sletting – Du har rett til å be om sletting av dine personopplysninger, der loven tillater det.
Rett til begrensning av behandling – Du har rett til å be om at behandlingen av dine personopplysninger begrenses under visse omstendigheter.
Rett til dataportabilitet – Du har rett til å motta personopplysningene du har gitt oss i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format, og til å få dem overført til en annen behandlingsansvarlig der dette er teknisk mulig.
Rett til å protestere – Du har rett til å protestere mot behandling basert på legitime interesser. Vi vil etterkomme dette med mindre det foreligger tvingende legitime grunner for behandlingen.
Rett til å trekke tilbake samtykke – Når behandlingen er basert på samtykke, har du rett til å trekke tilbake samtykket ditt når som helst. Tilbaketrekking påvirker ikke lovligheten av behandlingen som ble utført før samtykket ble trukket tilbake.
For å utøve dine rettigheter eller hvis du har spørsmål angående vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss på gdpr@cityboxhotels.com. Vi kan be om ytterligere informasjon for å bekrefte identiteten din før vi oppfyller forespørselen din.

Hvis du mener at vår behandling av dine personopplysninger ikke er i samsvar med gjeldende personvernlovgivning, har du rett til å klage til den relevante tilsynsmyndigheten.

Hvis du ikke er fornøyd med måten vi håndterer (en klage på) behandlingen av dine personopplysninger på, har du rett til å klage til Datatilsynet.

Citybox AS

Nygårdsgaten 23, 5015 Bergen

Norge

Nettside: https://cityboxhotels.com

E-post: gdpr@cityboxhotels.com

Telefon: +47 55 31 25 00