Du kan fritt avbestille eller endre individuelle reservasjoner (opptil 8 rom) frem til kl. 15.00 dagen før planlagt ankomst. Etter dette tidspunktet kan du ikke endre eller avbestille reservasjonen. Kompensasjon for rom som ikke benyttes, beregnes i henhold til følgende praksis (gjelder individuelle gjester):
A) Standard grunnregel
Ved «no-show» vil gjesten bli belastet prisen på rommet for én dag.
B) Sen avbestilling
Hvis en romreservasjon avbestilles senere enn kl. 15.00 dagen før planlagt ankomst, vil gjesten som opprinnelig reserverte rommet bli belastet prisen for rommet for den første dagen.
Alle endringer og avbestillinger må gjøres ved å sende en e-post til Citybox Hotels eller via «Min side» som Citybox Friend.
For gruppebestillinger (mer enn 8 rom) gjelder andre vilkår. Kontakt oss hvis du trenger ytterligere informasjon.
C) Ikke-refunderbare bestillinger
Forhåndsbetalte bestillinger kan ikke refunderes, uavhengig av om du avbestiller eller ikke.
For reservasjoner gjort med Regular- eller Citybox Friends-prisen, vil kortet bli autorisert for 5 % av reservasjonsbeløpet på bestillingstidspunktet. Det resterende beløpet for oppholdet vil bli belastet når avbestillingsfristen er utløpt.
For ikke-refunderbare priser vil hele beløpet bli belastet på bestillingstidspunktet.
Hvis betalingstransaksjonen for reservasjonen ikke kan fullføres, forbeholder vi oss retten til å kansellere reservasjonen.
Alle priser er basert på gjeldende merverdiavgiftssats og obligatoriske avgifter (for eksempel byavgift) som gjelder på bestillingstidspunktet.
Hvis det innføres endringer i merverdiavgift eller andre obligatoriske overnattingsavgifter etter at en bestilling er gjort, kan totalprisen justeres for å gjenspeile disse endringene.
Avtaler om hotellromreservasjoner er bindende for begge parter.
Gjester er pålagt å oppgi korrekt kontaktinformasjon når de foretar bestillinger.
Citybox tilbyr digital forhåndsinnsjekking. Gjester som fullfører digital forhåndsinnsjekking før ankomst, kan få direkte tilgang til rommet sitt uten å bruke innsjekkingsterminalene, forutsatt at rommet er tilgjengelig. Dette gjelder fra hotellets standard innsjekkingstid kl. 15:00. Tidlig tilgang til rommet er kun tilgjengelig hvis tidlig innsjekking er kjøpt, eller hvis gjesten er medlem av Citybox Friends og har rett til tidlig innsjekking på dobbeltrom standard.
Det er ikke tillatt å dele romtilgangsinformasjon, inkludert nøkkelkort eller digitale nøkler, med andre enn den eller de personene som er registrert som gjester på rommet. Maksimalt antall gjester per rom er 1 i enkeltrom, 2 i dobbeltrom og 4 i familierom. Hvis det er bestilt ekstra seng, er det tillatt med 3 gjester i dobbeltrom og tomannsrom.
Alle gjester må fremvise gyldig foto-ID ved innsjekking. Godkjente former for ID er pass, nasjonalt ID-kort eller gyldig EU/EØS førerkort. Gjester som ikke kan fremvise gyldig ID ved innsjekking, kan nektes adgang til rommet. Mindreårige under 18 år har ikke lov til å bo på Citybox Hotels med mindre de er ledsaget av en forelder, verge eller annen autorisert voksen.
Under oppholdet må gjestene overholde hotellets regler samt regler og forskrifter fastsatt av myndighetene.
Hotellgjester og andre som besøker hotellet må ikke utsette andre hotellgjester eller personer som bor i nærheten for forstyrrelser, uro eller fare.
Hotellets gjester er juridisk og økonomisk ansvarlige for eventuelle skader de, med eller uten forsett, måtte forårsake på hotellet eller skader de måtte påføre tredjepart, inkludert, men ikke begrenset til, ødeleggelse av eiendom eller fjerning av eiendom fra hotellet uten tillatelse. Vi forbeholder oss retten til å belaste selskapets og/eller gjestens kortgaranti for å dekke slike skader.
Kun katter og hunder er tillatt på hotellet etter forespørsel og mot et tilleggsgebyr. Tilleggsgebyrene varierer fra hotell til hotell.
Under oppholdet må gjestene overholde hotellets regler samt regler og forskrifter fastsatt av myndighetene, som inkluderer inntak av alkoholholdige drikkevarer i hotellets fellesområder.
Røyking er ikke tillatt på hotellet. Røyking på rommene eller i gangene vil utløse brannalarmen. Alle kostnader knyttet til utløsning av brannalarmen vil bli belastet personen(e) som forårsaket utløsningen av alarmen eller kontaktpersonen knyttet til romreservasjonen. Dette gjelder også e-sigaretter og vapes. Røyking vil resultere i utkastelse og en bot, hvor beløpet varierer fra hotell til hotell.
Det er strengt forbudt å tukle med røykvarslere, inkludert å dekke til, koble fra eller utføre andre handlinger som svekker funksjonaliteten deres, og dette kan ha fatale konsekvenser. Enhver forstyrrelse av røykvarslere vil føre til utkastelse og bøter. Beløpet varierer fra hotell til hotell.
Bruk av lystgass på hotellet er strengt forbudt og vil føre til utkastelse og bøter. Beløpet varierer fra hotell til hotell.
Gjestene forventes å behandle alle hotellansatte og andre gjester med respekt til enhver tid. Enhver form for upassende oppførsel, trakassering eller uakseptabel oppførsel overfor ansatte eller andre gjester vil ikke tolereres og vil føre til utkastelse fra hotellet.
Gjester som ikke oppfyller disse forpliktelsene, kan bli utvist fra hotellet uten krav på erstatning av noe slag. Hotellet har rett til å nekte bestillinger de anser som upassende, og det inkluderer det de anser som upassende oppførsel overfor ansatte.
Dersom hotellet, av årsaker utenfor hotellets kontroll, ikke er i stand til å tilby gjesten et rom som allerede er booket og betalt for, har hotellet rett til å tilby gjesten(e) overnatting på et annet lokalt hotell uten ekstra kostnad. Hotellet er forpliktet til å informere den aktuelle gjesten om slike endringer og ordninger uten forsinkelse.
For å holde prisene konkurransedyktige, tilbys ikke daglig rengjøring. Rengjøring utføres hver tredje dag ved lengre opphold og etter utsjekking. Ekstra rengjøringstjenester kan bestilles når som helst mot et pristillegg. Kontakt resepsjonen for mer informasjon.
I henhold til lokal lovgivning er hotellet ansvarlig for sine gjester og deres eiendeler, men kun i den grad skader eller personskader er et resultat av forsettlige handlinger eller uaktsomhet fra hotellets personale. Hvis en gjest ønsker å påberope seg slik forsett eller uaktsomhet fra hotellpersonalet, må gjesten bevise dette i hvert enkelt tilfelle.
Hvis en gjest ønsker at hotellet skal ta ansvar for verdisaker, kan gjesten be hotellet om å ta imot gjenstandene for oppbevaring. Hotellet forbeholder seg retten til å avslå slike forespørsler.
Hittegods
Hotellet har plikt til å ta vare på eiendeler som gjestene har etterlatt seg. Alle slike gjenstander oppbevares, og hotellet tar rimelige skritt for å identifisere og varsle den rettmessige eieren. På de fleste Citybox-hoteller oppbevares funnet gjenstand i en periode på tre måneder. I Belgia oppbevares funnet gjenstand i en periode på seks måneder, i samsvar med gjeldende lokale forskrifter. Etter at den gjeldende oppbevaringsperioden er utløpt, forbeholder hotellet seg retten til å avhende eiendommen.
For mer informasjon om vår behandling av personopplysninger og dine rettigheter, se vår personvernerklæring.
Innledning
Hos Citybox AS behandler vi dine personopplysninger på mange måter, for eksempel når du bestiller tjenester fra oss, bor på våre hoteller, bruker tjenester vi tilbyr og i noen andre situasjoner. Vår erklæring om databeskyttelse gir deg mer informasjon om hvordan vi behandler dine opplysninger. Nedenfor finner du også kontaktinformasjon dersom du har spørsmål eller ønsker å se informasjonen vi har om deg.
Vi behandler dine opplysninger i samsvar med gjeldende norsk personvernlovgivning, inkludert GDPR (personvernforordningen).
Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger
Vårt selskap, Citybox AS (norsk org.nr. 989551752), er behandlingsansvarlig for behandling av personopplysninger i våre sentraliserte systemer for bestilling, fakturering og hotelladministrasjon. Når du bestiller et rom, overnatter eller foretar en betaling hos oss, er Citybox AS behandlingsansvarlig.
Citybox AS (norsk org.nr. 989551752) er behandlingsansvarlig for vår nettside. Citybox AS er også behandlingsansvarlig for vår markedsføring og distribusjon av e-post til våre kunder og kontakter og annen digital markedsføring.
Behandling av personopplysninger knyttet til bestilling og hotellopphold
I forbindelse med bestillinger gjort av deg eller andre på dine vegne, behandler vi personopplysningene som er nødvendige for å administrere din bestilling, ditt opphold og din betaling. Denne informasjonen oppgis av deg direkte eller via reisepartnere eller bestillingskanaler. Opplysningene som behandles omfatter vanligvis ditt navn, kontaktopplysninger, betalingsinformasjon og, når det er nødvendig, identifikasjonsopplysninger som pass- eller nasjonalt ID-nummer. Vi kan også behandle informasjon du velger å dele med oss som er relevant for ditt opphold, for eksempel spesielle ønsker. Alle kjøp eller tjenester som bestilles under oppholdet ditt, registreres for å muliggjøre levering av tjenesten og korrekt betaling.
Vi behandler denne informasjonen så lenge det er nødvendig for å oppfylle bestillingsavtalen med deg og i den grad dette pålegges oss av gjeldende lovgivning eller offisielle krav.
Vi loggfører bruken av romtilgangsbevis, inkludert nøkkelkort og digitale nøkler, på hotellene våre. Vi gjør dette for å bekjempe og løse kriminalitet og av sikkerhetshensyn, inkludert brannsikkerhet. Vi lagrer loggene våre i 21 dager.
Behandling av personopplysninger for utvikling, feilsøking og sikkerhet
Vi behandler data, inkludert personopplysninger, for å feilsøke eller rette feil, for å forbedre tjenestene våre og teknologien vi bruker, og for å analysere bruk og brukeratferd. Vi behandler også personopplysninger for å verifisere identiteten din, inkludert å verifisere identiteten din i forbindelse med bruken av våre digitale tjenester.
Så langt det er mulig, anonymiserer vi data eller lager statistikk, men vi må også behandle personopplysninger for utvikling, feilsøking, statistikk og sikkerhetsformål.
Annen behandling av personopplysninger
I tilfelle konkurranser eller andre aktiviteter du kan delta i, vil vi behandle personopplysninger som navn og kontaktinformasjon når dette er nødvendig, f.eks. for å registrere deltakere og deretter trekke en eller flere vinnere. Så langt det er mulig, vil vi informere deg spesifikt om dette når du deltar i konkurranser eller andre aktiviteter.
Hvis du kontakter vår kundeservice eller på annen måte henvender deg til oss med en forespørsel, vil vi behandle personopplysningene du oppgir i den grad dette er nødvendig for å besvare og loggføre forespørselen din. Utgangspunktet for dette vil være legitime interesser eller oppfyllelse av avtaler med deg eller besvarelse av dine forespørsler.
Bortsett fra behandlingen som er beskrevet i vår personvernerklæring eller basert på ditt samtykke, må eller kan vi i visse tilfeller behandle personopplysninger når dette pålegges oss eller tillates av gjeldende lovgivning, inkludert personopplysningsloven og GDPR, eller av gjeldende pålegg fra myndigheter eller domstoler.
Behandling av personopplysninger knyttet til våre leverandører, forretningskunder og forretningskontakter
Vi behandler opplysninger om kontaktpersoner utpekt av våre leverandører, forretningskunder, samarbeidspartnere, deltakere på arrangementer rettet mot næringslivet og andre personer som opptrer i en forretningsrolle. Vi gjør dette for å arbeide effektivt, for å inngå og håndheve kontrakter, rekruttere ansatte, administrere vår virksomhet og utvikle vårt forretnings- og faglige nettverk. Slike opplysninger omfatter vanligvis navn, kontaktinformasjon, stilling, virksomhet, kompetanse, forretningsinteresser og deltakelse i våre arrangementer for næringslivet eller tidligere interesse for oss og våre ansatte.
Vi oppbevarer slike opplysninger så lenge vi anser at personen er en av våre forretningskontakter.
Utgangspunktet for dette er våre berettigede interesser.
Overlevering av personopplysninger og obligatorisk behandling
Vi videreformidler ikke dine personopplysninger til tredjeparter med mindre du har samtykket til dette eller med mindre gjeldende lovgivning, herunder personopplysningsloven og GDPR, eller en gyldig ordre fra myndighetene eller domstolene tillater eller pålegger oss å gjøre dette.
For å unngå tvil vil vi påpeke at vår bruk av databehandlere til å behandle opplysninger på våre vegne ikke utgjør en overlevering av opplysninger.
Innsamling av personopplysninger fra andre
For å sikre at vi har riktig informasjon om deg, kan vi rense opplysningene dine mot andre kilder, for eksempel telefonkataloger, offentlige registre og lignende. I noen tilfeller kan det være relevant å foreta en kredittsjekk av våre kunder, noe som innebærer å innhente kredittopplysninger fra andre kilder. Vi innhenter demografiske opplysninger som alder, kjønn og språk fra andre kilder. Vi innhenter informasjon fra våre samarbeidspartnere og andre deler av konsernet vårt, der dette er lovlig og nødvendig for å kunne tilby deg tjenester og kommunikasjon.
Dine rettigheter
Som person har du ulike rettigheter i henhold til personopplysningsforordningen.
Du har rett til å se informasjonen din og til å korrigere eller slette personopplysninger om deg selv som vi behandler. Du har videre rett til å be om begrenset behandling, til å gjøre innsigelser mot behandling og til å be om rett til dataportabilitet.
Hvis du ønsker å benytte deg av din rett til innsyn i vår behandling av dine personopplysninger, eller hvis du har andre spørsmål, kan du kontakte oss på e-post gdpr@cityboxhotels.com. Vi vil svare på din henvendelse så snart som mulig og senest innen 30 dager.
Vi vil be deg om å bekrefte din identitet eller gi ytterligere informasjon før vi gir deg mulighet til å benytte deg av dine rettigheter hos oss. Vi må gjøre dette for å sikre at vi kun gir deg tilgang til dine personopplysninger – og ikke til noen som utgir seg for å være deg.
Personvernombud
Vi har vårt eget personvernombud i Citybox AS. Personvernombudet er ansvarlig for alle våre selskaper og for alle personopplysninger vi behandler i de landene vi er etablert.
Personvernombudet er vårt kontaktpunkt med Datatilsynet.
Vår personvernansvarlig gir Citybox AS, våre databehandlere og våre ansatte råd og veiledning om behandling av personopplysninger og reglene som gjelder for dette. Personvernansvarliges oppgave er å overvåke at vi overholder personopplysningsreglene og våre interne retningslinjer.
Personvernansvarlig kan også hjelpe deg med å gjøre gjeldende dine rettigheter overfor oss eller hjelpe deg med å få svar på spørsmål om dine personopplysninger som vi har lagret.
Du kan kontakte vårt personvernombud på gdpr@cityboxhotels.com.
Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke samsvarer med det vi har beskrevet her, eller på annen måte bryter med personopplysningslovgivningen, kan du alternativt klage til Datatilsynet eller tilsynsmyndigheten i det landet du bor på hotell. Du finner kontaktinformasjon for de relevante personvernmyndighetene på nettstedet til Det europeiske personvernutvalget.
Bruk av databehandlere.
Vi bruker flere databehandlere for å kunne levere våre tjenester til deg. Vår største databehandler er vårt bestillingssystem Mews System B.V.
Informasjonskapsler
Nettstedet vårt bruker informasjonskapsler. For mer informasjon om informasjonskapsler, se vår informasjonskapselpolicy.
Endringer i personvernerklæringen eller behandlingen
Vi arbeider kontinuerlig med å utvikle og forbedre tjenestene våre for kundene våre. Dette kan endre metoden eller omfanget av vår behandling av personopplysninger. Informasjonen vi gir i denne personvernerklæringen vil derfor bli tilpasset og oppdatert med jevne mellomrom. Vi vil også endre personvernerklæringen når nye regler eller offisiell praksis gjør dette nødvendig.